Автоматизация бизнес-процессов — это эффективный способ сократить расходы ресурсов, повысить продуктивность работы предприятия и его конкурентоспособность на рынке присутствия. Внедрение современных инструментов открывает новые возможности для развития бизнеса и его вывода на более высокий уровень. В статье подробнее расскажем о том, что собой представляет автоматизация бизнес-процессов организации, каковы ее принципы и задачи и как выбрать подходящие решения для компании.
Содержание
- Что такое автоматизация
- Преимущества внедрения IT-решений
- Что можно автоматизировать
- Инструменты для автоматизации бизнес-процессов
- Этапы внедрения автоматизированных систем

Определимся с понятиями
Автоматизация бизнес-процессов предприятия представляет собой процедуру внедрения программных решений и применение современных технологий с целью повышения качества работы, оптимизации производительности труда и сокращения издержек. IT-инструменты позволяют экономить на рутине, поскольку все однотипные задачи можно делегировать автоматизированной системе. Благодаря этому у команды высвобождается время для достижения других бизнес-целей.
Иногда автоматизацию бизнес-процессов компании путают с процессом цифровизации. Важно понимать, что между этими двумя понятиями большая разница. В первом случае предприятие внедряет в работу автоматизированные системы, например CRM, которые оптимизируют выполнение обязанностей сотрудниками. Цифровизация — следующая ступень, предполагающая полную замену человеческого труда. В качестве примера можно привести работу менеджеров по продажам. Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов позволяют упростить процедуру приема заявок сотрудником и ведение базы клиентов. Цифровизация помогает внедрить полностью автоматизированные решения, например телефонного робота или чат-бота.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов производства
Компании, которые только начинают процесс цифровой трансформации, часто не знают, что дает автоматизация бизнеса. Между тем внедрение автоматизированных систем открывает для организации большое количество плюсов. К основным преимуществам относятся:
- Экономия времени. Все рутинные задачи, которые ранее вручную выполняли сотрудники, можно перевести на автоматизированные системы. Благодаря этому удастся высвободить время и направить его на решение других задач.
- Повышение качества товаров и услуг. Автоматизация позволяет стандартизировать процессы и свести к минимуму риски ошибок, связанных с человеческим фактором. Специальное внедренное ПО отслеживает качество оказываемых услуг на основе отзывов клиентов, выявленных проблем в менеджменте, соответствия требованиям рынка.
- Оптимизация затрат. Автоматизация бизнес-процессов позволяет сократить расходы на управление запасами предприятия, документооборот, обработку информации, бухгалтерию. Благодаря этому удается сэкономить денежные средства и увеличить прибыль компании.
- Оптимизация управления проектами. Программное обеспечение помогает отслеживать задачи и этапы их выполнения.
- Улучшение результатов маркетинговых кампаний и клиентского опыта. Внедрение специализированных сервисов позволяет автоматически рассылать персональные предложения потенциальным клиентам, отслеживать процессы продаж, собирать аналитику и составлять отчеты.
- Выявление слабых сторон и точек роста. Процессная аналитика позволяет найти проблемные места в бизнес-процессах и составить план повышения эффективности.
- Оптимизация работы отделов. Автоматизация бизнес-процессов поможет анализировать деятельность департаментов компании и выполнение KPI персоналом, а также наладить взаимодействие между сотрудниками.
Для каждой сферы деятельности можно найти свои преимущества внедрения автоматизированных систем. Важнее, что инструменты позволяют вывести бизнес на новый уровень вне зависимости от отрасли.

Какую работу можно автоматизировать
Внедрить ИТ-инструменты в технологические процессы можно в любом бизнесе, но сложная автоматизация нужна не всегда. В первую очередь следует понять, для решения каких задач потребуется установка ПО, а также оценить, сколько времени требуется персоналу для выполнения работы вручную. Это поможет определить, насколько целесообразна оптимизация.
Как показывает практика, разработка систем для автоматизации рекомендована для среднего и крупного бизнеса. Небольшие компании могут воспользоваться готовыми коробочными решениями. А вот кому не понадобится цифровая трансформация, так это компаниям, которые только начали свою деятельность, имеют оборот менее 1 млн рублей в месяц или неустоявшуюся структуру, а также организациям, работающим с постоянными клиентами, без привлечения новых.
Итак, для каких бизнес-процессов нужна автоматизация предприятия? Внедрение программного обеспечения подходит для оптимизации работы, затрагивающей сразу несколько подразделений, постоянно повторяющихся действий, деятельности, для которой важно соблюдение сроков или учет статистических данных.
Делегировать автоматизированным системам можно следующие типовые задачи:
- обработка заявок и сделок;
- СМС-и email-рассылки;
- ведение базы поставщиков и клиентов;
- осуществление документооборота;
- ведение бухгалтерского и складского учета;
- финансовые операции;
- управление складом;
- коммуникации между департаментами и сотрудниками;
- аналитика и отчетность и т. д.
Для каждого рабочего процесса можно подобрать специальный сервис или программу, которая оптимизирует рутинные задачи. Согласно современным подходам к автоматизации бизнеса и основным принципам, начинать цифровую трансформацию предприятия следует с оптимизации главных рабочих процессов, например, обработки заявок в отделе продаж, документооборота, бухгалтерского учета, анализа рынка и планирования задач и т. д.
Инструменты для управления и автоматизации бизнес процессов
Современные технологии цифровизации предлагают компаниям множество программных решений для автоматизации бизнеса, различающихся в зависимости от назначения. Рассмотрим некоторые из них.
- CRM (Customer Relationship Management). Распространенная система, которая используется для управления продажами и клиентским сервисом. Инструменты позволяют оптимизировать обработку заявок, сбор клиентской базы, коммуникации с клиентами, заключение сделок. В зависимости от целей и требований можно настроить программное обеспечение для постановки и контроля задач между сотрудниками, актуализации данных о заказчике или партнере, рассылки уведомлений, оценки качества работы и т. д.
- BPM-системы (Business Process Management). Системы для моделирования и автоматизации бизнес-процессов предприятия. Концепция предполагает организацию и контроль работы всех отделов компании в совокупности. Цель инструментов — повысить эффективность управления департаментами и улучшить взаимодействие между сотрудниками.
- SRM (Supplier Relationship Management). Автоматизированные системы для управления взаимоотношениями с поставщиками. Инструменты позволяют решать стратегические задачи по выбору партнеров, ведению сделок, обмену электронными документами, финансовым расчетам и т. д.
- ERP-системы (Enterprise Resource Planning). Методология объединяет в себе разные инструменты для автоматизации и управления бизнес-процессами предприятия, например, CRM, ECM, HRM. Решения подходят для крупных организаций. При этом нет необходимости использовать всю ERP-систему. Достаточно выбрать модули, которые необходимы для удовлетворения потребностей компании, например, управления расходами, продажами, финансами, запасами на складах, показателями работы и т. д.
- SCM-системы (Supply Chain Management). Решение для управления цепочкой поставок, включая логистику, работу с поставщиками, управление заявками и т. д. Инструменты для автоматизации бизнес-процессов производства позволяют минимизировать издержки и повысить качество предоставляемых услуг и уровень клиентского обслуживания.
- ECM-системы (Enterprise Content Management). Решение для управления документооборотом. Автоматизированные системы упрощают доступ к документам и работу с ними. Благодаря внедрению инструментов удается «уйти» от ручного труда и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.
- TMS (Transportation Management System). Решение для оптимизации логистических операций. Инструменты позволяют управлять отгрузками, подбирать подходящие маршруты, отслеживать грузы и т. д.
Мы перечислили лишь некоторые решения для автоматизации бизнес-процессов компании. Перед использованием инструментов рекомендуется убедиться, что они подходят для удовлетворения потребностей вашего бизнеса и способствуют развитию предприятия на рынке присутствия.
Этапы автоматизации бизнес-процессов
Процесс автоматизации осуществляется в пять этапов. Рассмотрим подробнее каждый из них.
- Анализ бизнес-процессов. На начальном этапе следует оценить, какие действия можно автоматизировать, чтобы повысить эффективность работы.
- Разработка решения. На основе результатов аналитики готовится проект по автоматизации бизнес-процессов управления предприятием. Он может включать внедрение нескольких необходимых сервисов или полное переоснащение предприятия. Чтобы подобрать оптимальный вариант, рекомендуется воспользоваться помощью специалиста по предиктивной аналитике.
- Тестирование выбранного ПО. Осуществляется интеграция выбранного решения с инструментами, уже использующимися в компании, и проверка функционирования в общей IT-инфраструктуре организации.
- Внедрение. После тестирования выполняется интеграция решения в управленческую и операционную системы.
- Поддержка. Чтобы система работала бесперебойно, важно на постоянной основе проводить обслуживание и обновление ПО.
Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов повышают эффективность работы компании за счет экономии времени на однотипных задачах, улучшения качества взаимодействия между отделами и конкретными сотрудниками, сокращения затрат и грамотного ведения отчетности. Однако, чтобы добиться такого результата, важно грамотно подобрать специализированные решения. Если у вас нет опыта, воспользуйтесь помощью IT-интегратора, который проанализирует потребности бизнеса и поможет с выбором оптимального варианта. Например, в НОРБИТ для вас доступен комплекс высокотехнологичных решений для автоматизации бизнес-процессов. Выберите подходящее или проконсультируйтесь с менеджером компании.