Средства автоматизации обработки персональных данных (ПДн) — это специальные цифровые инструменты, которые способны с минимальным участием человека собирать, хранить, анализировать и защищать информацию, относящуюся к конкретным физлицам. Такие системы облегчают процесс работы сотрудников организаций с электронным документооборотом, ускоряя выполнение рутинных операций.
Главное отличие между автоматизированной и ручной обработкой персональных данных заключается в использовании технологий. Если в первом случае применяются такие средства автоматизации, как компьютеры, выделенные серверы или специализированное ПО, то во втором работа возлагается исключительно на человека. То есть обработка персональных данных без автоматизации предполагает ручное взаимодействие с информацией. Сведения о людях фиксируются на бумажных бланках и других материальных носителях, а хранение подобных бумаг предполагает использование физического архива.
Компания НОРБИТ не занимается непосредственной обработкой персональных данных, однако оказывает поддержку в развертывании и настройке корпоративных хранилищ, предназначенных для работы с такой информацией. В рамках этой деятельности наши эксперты помогают организовать защищенное и надежное хранение информации, обеспечивают интеграцию с системами обработки ПДн, а также следят за соблюдением нормативных требований законодательства.
Содержание:
- Правила работы с персональными данными
- Специфика неавтоматизированной обработки ПДн
- Чем полезна автоматизация в работе с персональными данными
- Преимущества решений НОРБИТ в области обработки и защиты ПДн
Персональные данные включают имена, фамилии, даты рождения, адреса проживания и другие сведения, которые можно использовать для идентификации людей. В эпоху цифровой трансформации компании все чаще сталкиваются с выбором, как обрабатывать такую информацию: с помощью автоматизированных решений или вручную. Чтобы разобраться в этом вопросе, рассмотрим общие требования к защите персональных данных в РФ, а также отличительные черты каждого способа обработки.
Правила работы с персональными данными
Методы обработки конфиденциальной информации о физических лицах (с помощью средств автоматизации или без их использования) объединяет тот факт, что в процессе необходимо соблюдать нормы, касающиеся информационной безопасности. Подобные требования зафиксированы в Федеральном законе № 152-ФЗ и ряде других нормативных актов.
Таким образом, при организации работы с персональными данными следует придерживаться следующих принципов:
- Законность. Сбор и обработка сведений о физлице возможны только с согласия субъекта и на основании действующего в стране законодательства.
- Целевое использование. ПДн можно использовать исключительно для выполнения конкретных задач, которые были заранее определены.
- Безопасность. Необходимо предусмотреть меры по защите информации от утечек и несанкционированного доступа.
- Обезличенность ПДн. Следует удостовериться, что без дополнительных действий невозможно сопоставить хранящиеся в организации персональные данные с субъектом, к которому они по факту относятся.
- Уничтожение информации. Хранить данные необходимо не дольше, чем это нужно для выполнения целей их сбора.
Эти принципы применимы как к автоматизированной, так и к неавтоматизированной обработке, однако подходы к реализации таких процедур могут различаться. Поэтому важно соблюдать нормы законодательства независимо от того, ведется ли работа с персональными данными вручную или с использованием информационных систем. Только так можно обеспечивать надежную защиту конфиденциальной информации.
Специфика неавтоматизированной обработки ПДн
Обработка персональных данных без средств автоматизации — это работа с информацией о конкретном физлице, в рамках которой первостепенную роль играют следующие аспекты:
- Форма хранения. Персональные сведения фиксируются в рукописном виде в журналах или на фирменных бланках, а также в распечатанном виде на бумажных листах и других материальных носителях.
- Человеческий фактор. Процесс обработки, корректировки и удаления персональных данных зависит от действий оператора — человека, отвечающего за их безопасность.
- Организация допуска. Для защиты конфиденциальной информации необходимо физически контролировать доступ к месту ее хранения, будь то архивный шкаф или отдельное помещение.
При ручной обработке ПДн важно учитывать риск утечки или потери данных из-за ошибок персонала. Поэтому сотрудники должны быть ознакомлены с требованиями работы с документацией и ответственностью за их нарушение, а неавторизованный допуск необходимо ограничить с помощью мер безопасности.
Чем полезна автоматизация в работе с персональными данными
Автоматизация меняет подход к обработке персональных данных, упрощая сопутствующие процессы. Среди преимуществ применения автоматизированных систем можно выделить следующие:
- Скорость работы. Процессы, которые раньше занимали часы или дни, можно осуществлять за считанные минуты. Например, поиск и обработка информации становятся практически мгновенными.
- Точность и актуальность. Автоматизация снижает вероятность ошибок при обработке данных и позволяет оперативно обновлять сведения.
- Защита данных. Автоматизированные решения обеспечивают высокий уровень безопасности от внешних и внутренних угроз, в том числе благодаря шифрованию и системам контроля доступа.
- Мониторинг и аналитика. Системы автоматизации способны формировать отчеты для анализа обработанной информации и отслеживать в реальном времени изменения в базе персональных данных, что позволяет своевременно реагировать на нештатные ситуации.
Внедрение автоматизированных решений помогает бизнесу не только экономить время, но и организовать работу ответственных лиц в полном соответствии с законодательными требованиями.
Преимущества решений НОРБИТ в области обработки и защиты персональных данных
В современных реалиях обработка персональных данных без применения средств автоматизации становится все менее рентабельной. В результате этого организации вынуждены искать подходящее решение, которое позволит оптимизировать выполнение задач, связанных с ПДн, минимизируя ручные процессы и снижая риски ошибок.
Компания НОРБИТ готова помочь в этом вопросе. Мы разрабатываем современные информационные системы для автоматизации обработки персональных данных. Благодаря комплексному подходу, лежащему в основе работы наших специалистов, заказчики получают эффективный инструмент для управления документацией с учетом всех требований российского законодательства.
Преимущества автоматизированных систем НОРБИТ для обработки персональных данных:
- Высокая производительность. Решения для корпоративных хранилищ данных способны обрабатывать большие объемы информации и поддерживают все основные форматы файлов.
- Надежная защита. Сервисы снабжены комплексной системой безопасности, которая поддерживает шифрование данных и регулярный мониторинг на наличие угроз.
- Оптимизация рутинных процессов. Решения на основе алгоритмов машинного обучения автоматически анализируют и обрабатывают входящие документы.
- Маскирование данных. Программное обеспечение способно обезличить персональные сведения о сотрудниках или клиентах организации, заменив идентифицирующую их информацию произвольными символами.
Таким образом, цифровизация работы в сфере обработки ПДн помогает сэкономить ресурсы компании и повысить уровень информационной безопасности. Воспользуйтесь корпоративным хранилищем данных или узнайте о других средствах автоматизации компании НОРБИТ, связавшись с нами по телефону горячей линии 8 (800) 700-22-19.
