Что такое ERP-система: определение, разработка, внедрение

Аббревиатура ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. На русский язык данное понятие переводится как «Планирование ресурсов предприятия». Сама по себе ERP-система является программным обеспечением, посредством которого осуществляется автоматизация ежедневных, рутинных бизнес-процессов компании. К таковым относятся бухгалтерский учет, управление персоналом, закупками и поставками и так далее. С помощью программ, входящих в состав комплексного пакета, можно создавать и анализировать отчетность, планировать операции и бюджет организации, взаимодействовать с партнерами и клиентами.

Если несколько лет назад крупные компании вместо отечественных ERP-систем использовали продукты иностранных поставщиков, то за последние два года в связи с геополитической ситуацией возникла необходимость перехода на российский софт. Обусловлено это в первую очередь тем, что любое ПО требует регулярного продления лицензий и постоянной поддержки. В рамках импортозамещения компании начали искать аналоги зарубежных продуктов. На сегодняшний день популярностью пользуются системы автоматизации «Турбо ERP» и «Матрешка». Воспользоваться услугой внедрения IT-решения можно в компании «НОРБИТ».

Содержание:

1. Принцип функционирования ERP систем
2. ERP и CRM: отличия
3. Классификация и архитектура ERP
4. Преимущества внедрения
5. Недостатки ERP
6. Функционал системы
7. Кому нужна ERP-система
8. Где получить ERP
9. На что обратить внимание при выборе

По своей сути ERP является комплексом мероприятий, включающих в себя ряд действий:

• создание модели управления потоками;
• обеспечение полноценного IT-отдела;
• установка оборудования и поддержка его в рабочем состоянии;
• подключение программного обеспечения;
• обучение пользователей обращению с ПО.

Управление ресурсами предприятия с помощью ERP сегодня получает все более широкое распространение благодаря своей эффективности. В первую очередь это касается субъектов крупного бизнеса.

Принцип функционирования ERP систем

Основной принцип работы ERP заключается в том, что данные собираются централизованно. К важной информации, хранящейся на защищенных ресурсах, получить доступ сотрудники могут в любое время. Непосредственно система гарантирует полноту, корректность и актуальность данных, поскольку сбор информационного материала автоматизирован, и ошибки, обычно случающиеся из-за человеческого фактора, здесь исключены. Использование общего хранилища создает условия для стандартизированного режима обработки данных. Благодаря этому между подразделениями компании исключается недопонимание или дублирование информации. Также упрощается решение рабочих вопросов между пользователями и с программной средой, поскольку ERP-решения объединяют технологические возможности, усилия человека и ход бизнес-процессов. Результатом применения таких инструментов становится повышение эффективности работы предприятия.

ERP и CRM: в чем различие

Нередко возникает вопрос об отличии ERP-системы от CRM. Напрямую сравнивать эти технологии некорректно, поскольку они по определению разные с точки зрения функционала. Задача CRM состоит в том, чтобы автоматизировать и контролировать процессы продаж, проводя клиента по всем этапам — от оформления заявки до совершения сделки. В свою очередь, функции ERP направлены на управление ресурсами и процессами организации с момента достижения договоренности с клиентом. На данном этапе заказ исполняется, происходит отгрузка товара и анализируются финансовые результаты сделки. Чтобы добиться высоких результатов, стоит рассмотреть возможность интеграции CRM и ERP. Внедрение комплексного решения будет актуально, если:

• требуется автоматизация бизнес-процессов и улучшение взаимодействия между отделами;
• необходимо повысить качество продукции, обслуживания, обратной связи и т. д.;
• в компании используются устаревшие системы, которые уже не поддерживаются или не решают актуальные задачи;
• сотрудники тратят много времени на обработку информации.

Классификация и архитектура ERP

Выделяется четыре группы ERP-систем:

• по назначению — общие и отраслевые;
• по архитектуре — единые и модульные, позволяющие составить ресурс из нескольких частей в соответствии с задачами предприятия;
• по организации — публичные, приватные, гибридные, которые, в свою очередь, бывают десктопными (предназначенными только для ПК), облачными и браузерными;
• по типу лицензии — проприетарные или с открытым кодом (вторые не так широко распространены в России, как первые, в силу дефицита специалистов, нужных для настройки и поддержания программы в рабочем состоянии).

Современные ERP-системы состоят из трех уровней. Первый — это база данных, где хранится вся значимая информация. На втором находятся приложения, отвечающие за обработку информационного массива. Третий уровень представлен графическим интерфейсом, через который работает пользователь. Ядром системы является платформа, через которую элементы функционируют взаимосвязанно. Приложения взаимодействуют с платформой независимо друг от друга и представляют собой отдельные модули, наличие которых отличает ERP от других программных инструментов управления и автоматизации процессов. Модули подразделяются на внутренние (для персонала), внешние (для клиентов и партнеров), а также коннекторы, которые позволяют использовать стороннее ПО компаниям, применяющим ERP.

Преимущества для компании от внедрения ERP

Владельцев бизнеса в теме использования ERP-систем интересует вопрос, какая выгода будет от этого мероприятия для организации, чем будут обоснованы затраты на внедрение продукта. Из аргументов «за» прежде всего обозначается тот факт, что ERP гарантированно обеспечивает прозрачность любого бизнес-процесса, упрощает контроль над ним и дает доступ к актуальной информации. Помимо прочего, к позитивным сторонам внедрения ERP в организации относят следующие преимущества и возможности:

• Экономия на IT-решениях — ERP-система способна заменить собой большое количество отдельных программ, на лицензионные версии которых тратится немало денег из бюджета компании.
• Надежная защита от утечки информации — общие стандарты содержания данных и предоставления доступа к ним повышают уровень IT-безопасности.
• Автоматизация отчетности — ERP способна быстро и безошибочно составлять отчеты без участия человека.
• Оптимизация планирования — с помощью ERP происходит оперативный анализ информации, сравнивается множество параметров и максимально быстро обнаруживаются закономерности.
• Повышение качества сервиса — программа на основе истории взаимодействия с покупателями и анализа этих данных выстраивает оптимальный режим общения с конкретным клиентом.
• Повышение общей продуктивности — автоматизация процессов заметно ускоряет коммуникацию и освобождает сотрудников компании от рутинных задач. Благодаря единым стандартам и понятному интерфейсу рабочий процесс проходит быстрее.

Помимо прочего, преимуществом считается потенциальная возможность оптимизации ERP-системы, если опция была предусмотрена при разработке продукта. Такая необходимость может возникнуть при расширении бизнеса, когда происходит создание и внедрение других процессов, планируется выпуск нового товара и так далее. В таком случае в действующую ERP просто добавляются дополнительные модули.

Недостатки ERP

Негативные стороны у ERP-систем, как и у любого другого софта, также имеются. Как правило, среди недостатков в первую очередь стоит отметить высокую стоимость продукта. Действительно, чтобы провести внедрение этого цифрового инструмента, включая покупку и настройку оборудования и ПО, последующее обслуживание, а также обучение персонала работе с программой, потребуются крупные финансовые затраты. В числе минусов, относящихся непосредственно к программному обеспечению, выделяют:

• Долгий процесс внедрения — автоматизация процессов может занимать около года, в некоторых случаях больше в зависимости от характера предприятия.
• Необходимость доработки — систему нужно подстраивать под конкретные бизнес-процессы, чтобы программа реализовала себя в полную силу.
• Невозможность самостоятельной установки и настройки — интеграция ERP в процессы компании требует вмешательства профессионалов.
• Стандартизация и объединение данных в едином пространстве занимают много времени.

Как видно, недостатки у ERP имеются, как и у любого другого сложного цифрового продукта, но они уступают достоинствам. Что касается расходов, то они окупаются за счет повышения результативности работы компании, снижения затрат и повышения прибыли.

Основной функционал

Как правило, речь о функциях ERP идет в контексте рассмотрения базовых и расширенных системных элементов. Задача первых состоит в автоматизации процессов управления. Также посредством базовых элементов выполняется производственное планирование, рассчитывается себестоимость, контролируется потребление ресурсов. В свою очередь, расширенные элементы занимаются обеспечением деятельности предприятия, представленные модулями, которые управляют:

• Человеческими ресурсами — специальное ПО осуществляет кадровый учет, проводит расчет зарплат, составляет рабочие графики, выбирает способы мотивации сотрудников и так далее.
• Взаимодействием с клиентами — программа сохраняет историю коммуникации с покупателями, занимается планированием продвижения и продаж продукции.
• Жизненным циклом товара — путь продукта или услуги отслеживается с момента выхода на рынок до ухода с него.
• Поставками — в компетенции ERP-системы находятся закупки, логистические процессы, базы поставщиков. На базе анализа результатов ПО прогнозирует спрос.
• Продажами — при помощи программы отслеживается ценообразование, проводится обработка заказов и налаживается сбыт продукции.

Помимо прочего, ERP способна управлять финансовыми делами компании, в том числе учетом доходов и расходов, планированием бюджета и формированием счетов.

Кому нужна ERP-система

Поскольку внедрение и поддержка ERP связаны с большими финансовыми затратами, для малых компаний такое решение нецелесообразно. К тому же, если предприятие выпускает не так много продукции или представляет собой мини-производство, такое громоздкое программное решение может замедлить бизнес-процессы, а не оптимизировать. Как показывает практика, наибольшую выгоду от ERP получают крупные корпорации, работающие со значительными объемами информации, нуждающимися в систематизации. В любом случае, чтобы определить целесообразность создания ERP-системы, необходимо выяснить, сколько стоит внедрение и произвести расчеты на предмет того, принесет ли программный комплекс дополнительный доход и поможет ли сократить расходы.

Где получить ERP

Сегодня существует три способа получения программы. Первый сводится к созданию собственного продукта. Такой экономный подход на самом деле не столько выгодный, сколько рискованный, поскольку не гарантирует работоспособности ПО, зато увеличивает риск многочисленных ошибок. Второй путь — приобрести готовый продукт и адаптировать под конкретный бизнес. В данном случае функциональные возможности ПО будут зависеть от компетентности настройщиков и техподдержки. Третий вариант — заказать у профессионалов создание ERP-системы в соответствии с требованиями заказчика и нуждами отдельно взятого предприятия. Это стоит дороже, но и результат получается соответствующий. Сегодня, в контексте импортозамещения, подобной работой занимаются и российские программисты.

Вы можете заказать в компании НОРБИТ внедрение отечественных аналогов ERP-системы, «ушедшей» из России, например «Турбо ERP» и «Матрешка». Продукты открывают широкие возможности для адаптации бизнеса под современные потребности и требования рынка.

Что нужно учитывать при выборе ERP

Как правило, заказчики выбирают между облачной и стационарной версиями программного обеспечения. Помимо прочего, выделяется ряд нюансов, на которые имеет смысл обращать внимание при подборе продукта. К ним относятся:

• профессиональный уровень программиста (или коллектива айтишников), ответственного за внедрение ПО;
• отраслевая принадлежность программного обеспечения (для конкретного производства требуются соответствующие модули);
• бюджет (расходы на внедрение должны быть гарантированно окупаемыми в ближайшем будущем).

Прежде чем приобретать ПО, имеет смысл опробовать его бесплатный вариант, если таковой подразумевается разработчиком.

При грамотном подходе ERP-система способна существенно упростить работу предприятия и принести ему финансовую выгоду. Потенциальных преимуществ у этого цифрового инструмента больше, чем недочетов. Важно, чтобы он отвечал требованиям бизнеса, способствовал его развитию и увеличению прибыли. Если программа была разработана и внедрена опытными профессионалами с учетом отраслевых и прочих нюансов бизнеса заказчика, компания имеет все шансы получить явное конкурентное преимущество в своем сегменте рынка.