Система планирования ресурсов предприятия (ERP): что это такое и как она работает

ERP-система— это комплексное программное обеспечение для автоматизации ежедневных, рутинных бизнес-процессов компании. Аббревиатура расшифровывается как Enterprise Resource Planning, что в переводе означает «Планирование ресурсов предприятия». Определение ERP проще всего дать через ее функции: системы управления ресурсами охватывают бухгалтерский учет, работу с персоналом, закупки и поставки. С помощью модулей, входящих в состав пакета, можно создавать и анализировать отчетность, планировать операции и бюджет организации, взаимодействовать с партнерами и клиентами.

Содержание:

1. Принцип функционирования ERP систем
2. ERP и CRM: отличия
3. Классификация и архитектура ERP
4. Преимущества внедрения
5. Недостатки ERP
6. Функционал системы
7. Кому нужна ERP-система
8. Где получить ERP
9. На что обратить внимание при выборе

Основы ERP-системы

По своей сути ERP-система организации является комплексом мероприятий, включающих несколько последовательных действий:

• создание модели управления потоками;
• обеспечение полноценного IT-отдела;
• установка оборудования и поддержка его в рабочем состоянии;
• подключение программного обеспечения;
• обучение пользователей обращению с ПО.

Практика показывает, что использование ERP-систем позволяет компаниям ускорить обработку заказов в среднем на 30 % и сократить время закрытия финансового периода с недель до нескольких дней. В первую очередь это касается субъектов крупного бизнеса. История ERP-систем началась с разработки стандартов планирования потребности в материалах (MRP) и прошла путь до современных облачных платформ, объединяющих все контуры управления.

Принцип функционирования ERP-систем

Принципы ERP-системы заключаются в централизованном сборе данных. К важной информации, хранящейся на защищенных ресурсах, сотрудники получают доступ в любое время. Как работает ERP-система? Она гарантирует полноту и актуальность сведений, поскольку сбор информационного материала автоматизирован, а ошибки из-за человеческого фактора исключены. Информационная система создает условия для стандартизированной обработки, благодаря чему между подразделениями компании исчезает дублирование. Такой софт объединяет технологические возможности, усилия человека и ход бизнес-процессов, а результатом становится рост эффективности предприятия.

Чем различаются ERP и CRM

Нередко возникает вопрос об отличии системы управления ресурсами от CRM. Напрямую сравнивать данные технологии некорректно, поскольку они разные по функционалу. Задача CRM — автоматизировать и контролировать продажи, проводя клиента от заявки до сделки. В свою очередь, функции ERP-систем направлены на и процессами организации с момента достижения договоренности. На данном этапе заказ исполняется, происходит отгрузка товара и анализируются финансы. Чтобы добиться высоких результатов, стоит рассмотреть интеграцию ERP-системы и CRM. Внедрение комплексного решения будет актуально, если:

Классификация и архитектура ERP

Архитектура ERP-систем предполагает четыре группы:

• по назначению — общие и отраслевые;
• по архитектуре — единые и модульные, позволяющие составить ресурс из нескольких частей в соответствии с задачами предприятия;
• по организации — публичные, приватные, гибридные, которые, в свою очередь, бывают десктопными (предназначенными только для ПК), облачными и браузерными;
• по типу лицензии — проприетарные или с открытым кодом (вторые не так широко распространены в России, как первые, в силу дефицита специалистов, нужных для настройки и поддержания программы в рабочем состоянии).

Современные системы, относящиеся к ERP, состоят из трех уровней: база данных, приложения для обработки информации и графический интерфейс пользователя. Ядром выступает платформа, через которую элементы функционируют взаимосвязано. Приложения взаимодействуют с платформой независимо друг от друга и представляют собой отдельные модули. Они подразделяются на внутренние (для персонала), внешние (для клиентов и партнеров), а также коннекторы, которые позволяют использовать стороннее ПО компаниям, применяющим ERP.

Что дает ERP-система

Владельцев бизнеса интересует, чем обоснованы затраты на этот инструмент. Позитивной стороной внедрения ERP-систем становится прозрачность процессов и упрощение контроля на всех уровнях. Помимо прочего, преимущества включают:

• Экономию на IT-решениях — платформа заменяет множество отдельных программ.
• Защиту от утечки информации — единые стандарты доступа повышают IT-безопасность.
• Автоматизацию отчетности — инструмент быстро и безошибочно составляет сводки.
• Оптимизацию планирования — проводится оперативный анализ множества параметров.
• Повышение продуктивности — автоматизация освобождает сотрудников от рутины.

ERP-система дает организации следующие преимущества: скорость внутренней коммуникации растет, а потенциал масштабирования позволяет добавлять новые модули при расширении бизнеса.

Недостатки ERP-систем

Среди негативных сторон внедрения ERP-систем в первую очередь отмечают:

• высокую стоимость продукта и длительный процесс внедрения — иногда он занимает около года;
• необходимость доработки под конкретные бизнес-процессы — стандартный функционал редко покрывает все потребности компании без адаптации;
• невозможность самостоятельной настройки без привлечения специалистов — запуск и сопровождение требуют квалифицированной команды.

Однако накопленная экспертиза показывает, что затраты на внедрение ERP-системы окупаются в горизонте 2–3 лет за счет роста результативности, снижения издержек и увеличения прибыли.

Основной функционал

ERP-система делит основные функции на базовые и расширенные.

Базовые функции:

• автоматизация процессов управления;
• производственное планирование;
• расчет себестоимости;
• контроль потребления ресурсов.

Расширенные модули ERP-системы имеют более расширенный спектр возможностей:

• управление человеческими ресурсами;
• взаимодействие с клиентами;
• отслеживание жизненного цикла товара;
• работа с поставками;
• управление продажами;
• управление финансами.

Кому нужна ERP-система

Поскольку внедрение связано с большими финансами, для малых компаний такое решение часто нецелесообразно. Наибольшую выгоду получают крупные корпорации, работающие со значительными объемами информации. ERP-система для производства и холдингов со сложной структурой становится незаменимым инструментом сквозного управления. Чтобы оценить целесообразность, необходимо выяснить, сколько стоит внедрение, и рассчитать, принесет ли комплекс дополнительный доход и поможет ли сократить операционные расходы.

Где получить ERP

Сегодня существует три основных способа: создание ERP-системы собственными силами (путь с высокими рисками), покупка готового продукта с последующей адаптацией или разработка на заказ у профессионалов.

Если несколько лет назад крупные компании вместо отечественных разработок использовали продукты иностранных поставщиков, то за последние года в связи с геополитической ситуацией в России и в мире возникла необходимость перехода на российский софт. Обусловлено это тем, что любое ПО требует регулярного продления лицензий и постоянной технической поддержки. Импортозамещение ERP-систем стимулировало поиск аналогов зарубежных продуктов. На сегодняшний день популярностью пользуются российские решения «Турбо ERP» и «Матрешка». Воспользоваться услугой внедрения ERP-системы можно в компании «НОРБИТ» — наш опыт включает более 1000 проектов по автоматизации управления для крупного бизнеса.

Что нужно учитывать при выборе ERP

Этапы создания ERP-систем включают три последовательных шага: проектирование архитектуры, настройку модулей под бизнес-процессы и тестирование перед запуском в промышленную эксплуатацию.

При подборе продукта обращают внимание на несколько ключевых факторов:

• профессиональный уровень команды, которая будет заниматься внедрением и сопровождением;
• бюджет и требования ERP-систем к имеющейся инфраструктуре;
• отраслевую принадлежность ПО — для конкретного производства требуются соответствующие модули;
• возможность протестировать демоверсию перед покупкой, если она предусмотрена разработчиком.

Будущее ERP-систем решений во многом связано с мобильностью и облачными технологиями: мобильные решения и гибридные архитектуры будут задавать вектор дальнейшего развития. При грамотном подходе этот цифровой инструмент принесет бизнесу явное конкурентное преимущество в своем сегменте рынка.

Узнайте больше о возможностях ERP-систем у экспертов НОРБИТ, оставив онлайн-заявку на сайте или связавшись по телефону +7 495 787-29-92.

Коротко о главном

• Главный эффект от внедрения ERP-системы — сокращение операционных затрат на 20–25 % и ускорение подготовки отчетности в несколько раз. Рутинные операции автоматизируются, дублирование данных исчезает.
• ERP-системы в России сегодня представлены отечественными продуктами «Турбо ERP» и «Матрешка». НОРБИТ реализовал более 1000 проектов внедрения — от аудита до запуска и последующей техподдержки.
• Преимущества ERP-систем — это экономия на IT, защита данных, автоматизация отчетности, оптимизация планирования и рост продуктивности с возможностью масштабирования.
• Решение нужно в первую очередь крупным корпорациям и производствам со сложной структурой.
• При выборе следует учитывать уровень команды, отраслевую специфику, бюджет и требования к инфраструктуре; перед запуском обязательно тестирование.
• Будущее ERP-систем — за мобильными и облачными технологиями, которые обеспечат гибкость и дальнейшее развитие этого класса ПО.

Вопросы и ответы

• Что такое ERP-система простыми словами?

ERP-система — понятие, обозначающее комплексный софт, который объединяет все подразделения компании в единую базу данных. Простыми словами, это цифровой инструмент для сквозного контроля закупок, производства, финансов и персонала в одном окне.

• Какие российские ERP-системы сейчас популярны?

В рамках импортозамещения активно развиваются системы «Турбо ERP» и «Матрешка». Они отвечают современным требованиям ERP-систем и адаптированы под локальное законодательство.

• Сколько времени занимает внедрение ERP-системы?

Процесс запуска может занимать от нескольких месяцев до года. Длительность зависит от масштаба организации, сложности интеграции с текущим ПО и готовности команды к изменениям.

• Каковы основные преимущества и недостатки ERP?

В целом решения сохраняют баланс между прозрачностью и затратами. К плюсам относят консолидацию данных и автоматизацию, а к недостаткам — высокую стоимость и небыстрый период окупаемости.

• Что дает решение производственной компании?

ERP-система для производства позволяет синхронизировать загрузку мощностей, отслеживать себестоимость и контролировать цепочки поставок в реальном времени, минимизируя простои и избыточные запасы.