BI-системы: возможности и внедрение

Понятие business intelligence (перевод с англ. — бизнес-аналитика) в контексте цифровой экономики применяется к программным инструментам, помогающим собирать и анализировать информацию о деятельности компании. Актуальность таких программных продуктов неоспорима, поскольку с их помощью организациям удается улучшить рабочие процессы. Например, коммерческие отделы получают возможность отслеживать маржинальность товаров, что помогает в ценообразовании, а отделы, занимающиеся закупками, с помощью BI-систем проводят анализ объема продаж и популярности товаров для повышения эффективности управления ресурсами. В такой программной среде можно спроектировать дашборд, который выполняет функции графического интерфейса с виртуальными кнопками и другими интерактивными элементами.

Содержание

1. Принципы работы систем BI
2. Преимущества внедрения BI-систем
3. Особенности внедрения BI-систем
4. Принципы выбора BI

Приоритетные задачи бизнес-аналитики выглядят следующим образом:

• получение данных о предприятии в виде чисел (средний чек, количество покупок, возвратов и так далее);
• обработка и структурирование полученной информации;
• анализ данных с выявлением закономерностей, тенденций, аномалий, а также предложение путей решения проблем и прогнозирование развития компании в различных условиях.

Бизнес-аналитика в небольших и средних компаниях реализуется, как правило, через CRM, Excel, программные инструменты 1C. Субъекты крупного бизнеса используют BI-системы для достижения тех же целей. Как правило, задействуют продвинутые варианты инструментов со встроенным искусственным интеллектом, способные помочь с выполнением задач и анализом предполагаемых результаты каждой из них.

Принципы работы систем BI

Функционирование инструментов бизнес-аналитики построено на сборе информации из разных источников данных для последующей обработки с преобразованием в понятный пользователю вид. Посредством BI происходит фильтрация и агрегация информации, после чего она принимает вид сводных таблиц, графиков или интерактивных дашбордов. Какие сведения будут отображаться показатели, непосредственно зависит от задач, решаемых конкретным отделом компании. При помощи дашбордов пользователи BI-систем понимают, что происходит в проекте и что в нем стоит поменять или оставить.

Как правило, в BI-системах выделяется пять базовых видов дашбордов:

• Для мониторинга определяющих показателей. Отслеживаются конверсия, количество заказов, выручка, продажи и тому подобное, что помогает анализировать производительность отдела.
• Для отслеживания проектов. Собираются данные о статусе проекта, прогрессе решения задач, распределении ресурсов и так далее. Это помогает исполнителям быть в курсе ситуации, а менеджеру управлять бюджетом, объемами и сроками работ.
• Для анализа данных. Отслеживается сводная статистика деятельности филиалов и подразделений, при этом визуализация данных помогает сравнить показатели и обнаружить проблемы, если таковые присутствуют.
• Для отслеживания KPI. Посредством дашборда визуализируются результаты деятельности отдела или конкретных сотрудников, на основе чего принимаются решения о премировании, а также ставятся цели на следующий отчетный период.
• Для самостоятельной работы с информацией. Дашборд может включать в себя одну таблицу с большим количеством фильтров, благодаря чему сотрудник без привлечения аналитика может выгрузить необходимые данные по заданным параметрам.

Теоретически внедрение инструментов business intelligence в рабочие процессы должно быть выполнено сразу для повышения эффективности управления бизнесом, но на практике к BI обращаются в нескольких случаях. Например, для работы с большими объемами информации, когда инструменты типа Excel не справляются. Когда в таблицах содержатся десятки тысяч строк, необходимо применение инструмента более высокого технологического уровня, и на помощь приходит BI-система, без проблем обрабатывающая большие объемы информации из разных источников и преобразующая их в графики и таблицы.

Другой повод обращения к средствам бизнес-аналитики — задача обеспечения безопасности данных. К корпоративной информации доступ может предоставляться широкому кругу сотрудников по производственной необходимости. Это потенциально снижает безопасность данных вплоть до их утраты. Посредством BI можно настраивать дашборды и регулировать права доступа. Наконец, бизнес-аналитика доказала свою эффективность в оптимизации процессов и налаживании взаимодействия разных команд в работе с информационной системой. Инженер способен сконструировать базу таким образом, чтобы каждый отдел мог взять из нее то, что необходимо на конкретный промежуток времени.

Преимущества внедрения BI-систем

Внедрение BI открывает широкие возможности для бизнеса. Обозначим основные преимущества. Как правило, на первое место ставят удобство эксплуатации. Современные системы бизнес-аналитики намного эффективнее традиционных таблиц, более подходящих для хранения информации, чем для работы с ней. Другое преимущество заключается в экономии времени сотрудников. Готовый отчет предоставляется пользователю за несколько минут, отпадает необходимость поиска по метрикам и ячейкам.

Третье достоинство — исключение дезинформации. Внесенные изменения немедленно отображаются в BI. Благодаря автоматическому сбору информации ошибки и потеря данных исключаются. За счет синхронизации актуальные цифры становятся доступны в разрезе любого канала или продукта. Наконец, BI-система предоставляет доступ к разным видам отчетов. Организация получает программное обеспечение с необходимым функционалом, интеграциями и отчетами, которые можно настраивать в соответствии с насущными потребностями. Таким образом, отпадает нужда заказывать разработку новых отчетов, тратить на это деньги и время.

Бизнес-аналитика наглядно показывает предприятию его сильные и слабые стороны и открывает точки роста, тем самым помогая сделать компанию более конкурентоспособной и адаптивной к быстро сменяющимся рыночным тенденциям. В сочетании с CRM и SRM-системой для работы с поставщиками BI открывает для бизнеса широкие возможности развития. Среди минусов стоит отметить достаточно высокую стоимость внедрения, а также необходимость обучения сотрудников работе с ПО.

Особенности внедрения BI-систем

Внедрение инструментария бизнес-аналитики представляет собой сложный процесс, продолжительность которого может составлять от нескольких месяцев до нескольких лет. В нем участвуют разработчики программного обеспечения, BI-аналитики, будущие пользователи. Аналитики отвечают за проектирование архитектуры системы, организуют и контролируют рабочий процесс, анализируют данные. В зоне ответственности разработчиков ПО находится техническая составляющая проекта. Будущие пользователи BI-системы определяют, как она должна функционировать.

Процесс внедрения предполагает ряд этапов:

• Определение требований. Заказчик-пользователь рассказывает, какие показатели должны содержаться в отчетах, как должны выглядеть дашборды, как часто требуется обновление данных и так далее. Например, для маркетолога прежде всего актуальны данные о продажах, расходах на рекламу и об активности клиентов, а финдиректору нужна информация по финансовым отчетам подразделений. В задачи BI-аналитика входят сбор требований от пользователей, их структурирование и запись.
• Определение нужных данных. Аналитик с пользователями определяют, что именно должно отражаться на дашбордах, а также устанавливают, присутствуют ли в компании нужные данные.
• Определение источников информации. Проводится совместная работа по выяснению, откуда будут поступать требующиеся данные — из CRM, сервиса управленческого отчета, из программы автоматизации продаж и так далее. Выбранные источники оцениваются на корректность работы и дорабатываются по мере необходимости.
• Выбор BI-системы. На основе требований пользователей и определенных источников, из которых будет поступать информация, выбирается система бизнес-аналитики. Это может быть как готовое решение, так и созданное с нуля под конкретные задачи. Первый вариант, как правило, выбирают относительно небольшие компании. Функционала «коробочных» BI-продуктов для их нужд хватает. Крупные предприятия могут разрабатывать собственную систему, особенно в тех случаях, когда требования слишком специфичны, чтобы уместиться в стандартное решение.
• Настройка. Проверяется корректность отчетов и возможность их детализации до необходимого уровня. Проверкой могут заниматься как профессиональные тестировщики, так и непосредственно пользователи. Первые обращают внимание главным образом на работоспособность с технической точки зрения, вторые оценивают удобство взаимодействия с дашбордами.
  
• Обучение пользователей. Чтобы с BI-инструментом было удобно работать, нужно обучить персонал. Если пользователей несколько, BI-аналитик может провести обучение лично. Когда речь идет о большом количестве сотрудников, используются обучающие видеоролики, руководства и вебинары.

После завершения процесса внедрения BI-системы проводится изучение и детализация отчетов, на основе данных принимаются решения. Пользователям оказывают в этом помощь аналитики и предлагают решения, способные повысить эффективность работы компании и увеличить прибыль.

Принципы выбора BI

Сегодня на рынке представлен большой выбор BI-продуктов, подходящих для бюджета практически любого уровня и решения различных задач. Правильный выбор помогают сделать рекомендации экспертов. Чтобы подобрать наиболее подходящее решение, нужно:

• сформулировать потребности максимально четко, чтобы программа могла строить отчеты и собирать информацию, исходя из задач конкретного предприятия;

• определить функционал ПО;

• оценить возможность интеграции с другими продуктами, которыми пользуется компания;

• протестировать юзабилити интерфейса дашбордов;

• спрогнозировать потенциал масштабирования, которое может понадобиться для обработки больших массивов данных.

Можно также ориентироваться на популярные продукты, предлагаемые интеграторами. Примером эффективных BI-систем, доступных на российском рынке, являются комплексные решения, разработанные компанией NORBIT с учетом актуальных цифровых технологий. Они помогают повысить оперативность работ, оптимизировать процессы и улучшить качество услуг. Инструменты бизнес-аналитики NORBIT включают в себя:

• Визуализацию данных и аналитику продаж, благодаря которым повышается качество отчетной деятельности в организации, занимающейся торговлей. Также платформа помогает оптимизировать оценку результативности работы, повышает информированность руководства.

• Аналитику движения денежных потоков, мониторинг финансовых показателей и углубленный анализ, что необходимо для сбора и обработки информации, востребованной для принятия управленческих решений.

• Кадровую аналитику, направленную на оптимизацию подготовки отчетности по HR-процессам для управления кадрами, принятия управленческих решений и мониторинга менеджмента.

К преимуществам BI-продуктов NORBIT стоит отнести возможность визуализации аналитических отчетов и данных, повышенную безопасность доступа к информации с любых устройств, способность заметно увеличивать прибыль компании в отделах маркетинга и продаж, департаменте финансов и так далее. Внедрение BI-систем и других цифровых продуктов NORBIT предполагает квалифицированную помощь профессионалов и полную техническую поддержку на всех этапах сотрудничества с заказчиком.