Автоматизация и цифровизация процессов управления оптимизирует деятельность предприятия, помогает повысить эффективность, производительность и внедрить новые бизнес-модели. Это необходимый эволюционный этап для компании, если она хочет охватить цифровую трансформацию и гибко реагировать на изменения рынка. Таким образом поддерживается конкурентоспособность и прорабатываются точки роста.
Однако многие проекты по автоматизации процессов управления терпят неудачу еще на моменте запуска. Причины лежат в отсутствии стратегии, необдуманных затратах на внедрение, технических проблемах или сопротивлении изменениям. Для действенной реализации программы требуются комплексные усилия как от руководства, так и от штатных сотрудников.
Стратегическое значение для бизнеса
Суть автоматизации управления бизнес-процессами лежит в использовании технологий для механизации ручных, повторяющихся рабочих задач. Это может быть цифровая обработка документов, интегрирование нейросетей для управления базами данных, помощь при составлении отчетов или рассылка уведомлений.
Главная цель — повышение эффективности и помощь в преобразовании традиционно ручных процедур в программно отлаженные процессы по всей организации.
Это влияет на рост результативности работы, минимизирует ошибки, стандартизирует алгоритмы действий и освобождает сотрудников от рутинных задач, чтобы они сфокусировались на более сложных, приносящих творческую ценность действиях.
Успешно проведенная автоматизация ИТ-процессов управления предприятием заметно улучшает производительность и сокращает расходы ресурсов, что в стратегическом плане приведет к подъему показателей бизнеса.
Ключевые преимущества от внедрения
Автоматизация производственных процессов и систем управления выглядит непосильной задачей, однако это верный шаг к цифровой трансформации и принятию культуры непрерывности улучшений. Она может начаться с нескольких процессов, которые нуждаются в приоритетной корректировке, и постепенно расширяться по мере необходимости.
Преимущества от внедрения:
- Рост производительности труда, благодаря улучшенным условиям от использования ИТ-решений и современных технологий.
- Прозрачность бизнес-процессов. Возможность отслеживать и контролировать задачи по ходу выполнения, быстро замечая, исправляя ошибки и принимая превентивные меры.
- Рациональное распределение рабочей силы. Перенаправление сотрудников на задачи, требующие творческого подхода и личного внимания.
- Сокращение сроков выполнения заказов и снижение затрат на производство, что особенно актуально для торговли.
- Упрощение коммуникации внутри компании в рамках рабочих процессов, налаженная связь между отделами.
- Улучшение подотчетности и оперативность доступа к данным.
Без технических средств автоматизации в процессах управления возникают ошибки по невнимательности из-за человеческого фактора (неполные записи, неправильно заполненные реквизиты), снижается результативность и происходит задержка производства на ключевых этапах.
Какие бизнес-процессы следует автоматизировать
Управление задачами процессов автоматизации требует ясности. Если неизвестно, что нужно изменить и кто отвечает за оптимизацию, то эффективно внедрить проект невозможно. Размытость стратегического планирования или хаотичность исполнения приводит к разрыву между планом на бумаге и реализацией.
Признаки, указывающие на необходимость реорганизации бизнес-процессов:
- Большой объем рутинных задач, для выполнения которых требуется команда или несоразмерные затраты рабочего времени.
- Важность соблюдения требований к оформлению документации или поддержание актуальности данных для аудиторских проверок.
- Значительное влияние результатов деятельности на другие процессы и отделы компании.
- Срочность выполнения, соблюдение дедлайнов и сроков, напрямую влияющие на степень удовлетворенности клиентов.
При автоматизации процессов планирования и управления ожидается поддержание стандарта качества результатов. Четкая отчетность, настраиваемые уведомления, актуальная информация, автозаполняемость каталогов и сокращение сроков выполнения работ устраняют бесполезные действия, превращая их в отлаженный механизм.
Примеры внедрения автоматизации
Наиболее часто оптимизируемая деятельность — это рассылка электронной почты и push-уведомлений, служба поддержки, работа call-центра, логистические операции по закупкам и реализации товаров, оформление заказов клиентов, работа кадрового или бухгалтерского отдела, заполнение баз данных и т.п.
Для понимания функций автоматизации процессов управления приведем несколько примеров использования:
- Работа кадрового отдела. Наем и управление делами сотрудников включает в себя множество задач: заполнение форм с персональной информацией, организация учебных сессий и адаптация новичков, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов, назначение наставников и т. п. Без автоматизации процессов управления это превращается в хаос и приводит к бесконечной бумажной волоките, низкой производительности и недовольству самих сотрудников. Использование IT-инструментов обеспечивает плавный переход от одной задачи к другой и ускоряет документооборот.
- Логистика. Повторяющиеся стандартизированные запросы на заказы и закупку систематизируются и упрощаются с помощью программных решений. Например, системы TMS (Transportation Management System) или SCM (Supply Chain Management) упрощают действия, связанные с поставками, транспортными операциями и управлением заявками. SRM-системы (Supplier Relationship Management) облегчают подбор и коммуникацию с поставщиками.
- Отдел продаж. Для повышения качества обслуживания клиентов важна не только оперативность и своевременность, но и предотвращение ошибок, способных испортить имидж компании. Избегать путаницы и поддерживать целостность актуальности клиентских баз данных позволяют CRM-системы (Customer Relationship Management). Они также облегчают проведение PR-акций и маркетинговых кампаний.
Автоматизация процессов и дистанционное управление задачами компании не ограничивается вышеперечисленными примерами. На рынке представлено множество готовых продуктов, которые заточены на оптимизацию работы предприятия в целом или сфокусированы на решении конкретных задач.
Как достичь успешности в реализации стратегии
Прагматичный и тщательный подход к способам автоматизации бизнес-процессов напрямую влияет на результат. Методика рациональности и взвешенных решений более результативна, чем слепое подражание. Рекомендуется рассматривать ее как стратегический приоритет для организации, а не кратковременный способ решения отдельных изолированных операций.
Для плодотворной реализации плана советуем придерживаться следующих этапов:
- Начать с четкого понимания того, какие задачи включены в стратегию: что первостепенно важно, а что можно отложить на последующие шаги. Это сэкономит много времени при корректировке курса.
- Обозначить зоны ответственности и сроки выполнения поставленных задач вместе с ожидаемыми коэффициентами результатов деятельности.
- Измерять результаты с помощью поэтапного подхода и с точки зрения долгосрочной перспективы. Многие организации отказываются от автоматизации процессов управления и разочаровываются, когда итоговые цели не материализуются в одночасье.
- Уделять время повышению квалификации сотрудников, обучению новым техникам и учитывать период адаптации. Работники должны понимать пользу и перспективность улучшений и уметь ими пользоваться.
- Использовать проверенные на практике схемы и готовые программные решения, по возможности снижая расходы на разработку ПО.
Однако не стоит увлекаться чужим успехом и гнаться за модными тенденциями. Плохо реализованные инициативы не дают желаемого результата и служат источником лишних финансовых затрат. Автоматизация процессов управления в компании — комплексное мероприятие. Универсального совета не существует, и лучшим решением будет то, которое подходит под текущие нужды конкретного бизнеса.
Узнать больше об оптимизации управления предприятием и подобрать подходящее решение для автоматизации бизнес-процессов вы можете, воспользовавшись помощью экспертов НОРБИТ. С учетом особенностей вашего бизнеса, стоящих целей и бюджета мы проведем внедрение эффективных инструментов, способных повысить производительность и сократить издержки. Задайте свой вопрос по телефону +7 (495) 787-29-92 или электронной почте info@norbit.ru.
