В документах любого предприятия сосредоточено более 80 % информации, которая необходима для работы организации и ее департаментов. Однако обработка внутренней и внешней документации — сложный и трудоемкий процесс, который часто сопряжен с ошибками, связанными с человеческим фактором. Чтобы оптимизировать выполнение рутинных задач, снизить нагрузку на персонал и повысить эффективность обработки данных, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства. В статье подробнее поговорим о том, в чем она заключается, какие ее задачи и преимущества, а также как выбрать систему для оптимизации бизнес-процессов.
В чем заключается автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота — важный этап на пути к оптимизации работы отделов компании, например, обмену данными внутри фирмы, с контролирующими органами, с партнерами и т. д. Он предполагает задействование специальных программ для перевода документов в цифровой вид и управления ими. Внедрение IT-решений в бизнес-процессы, связанные с обработкой документации, позволяет с легкостью создавать, подписывать, пересылать и хранить электронные договоры, платежные чеки, счета, акты, приказы, протоколы и другие корпоративные материалы. Системы автоматизации делопроизводства и документооборота помогают систематизировать, упростить и ускорить процесс обработки данных. А за счет того, что все рутинные задачи будут сняты с персонала, открывается возможность уделить больше внимания другим вопросам и точкам роста.
Чем автоматизация делопроизводства отличается от электронного документооборота
Несмотря на взаимосвязь данных терминов, их следует различать. Документооборот предполагает движение документации внутри организации. Делопроизводство — более широкое понятие, которое включает в себя:
- создание, редактирование и согласование документов;
- обработка, утверждение и отправка документации адресату;
- документооборот;
- ведение архива, поиск и предоставление информации по требованию уполномоченного лица;
- выдача поручений и проверка их исполнения.
Для автоматизации делопроизводства задействуют систему электронного документооборота (СЭД), позволяющую упорядочить работу подразделений предприятия. Она может работать в локальной сети компании или в режиме онлайн с ограничением прав доступа.
Для чего нужно внедрение системы автоматизации документооборота
Чем больше масштаб предприятия, тем сложнее контролировать внутренние процессы, что приводит к отсутствию налаженной связи между отделами, потере документации, сложностям с поиском данных, ведением баз контрагентов и т. д.
Среди задач автоматизации процессов электронного документооборота на предприятии стоит отметить:
- сокращение количества рутинных задач и объема ручного труда и снижение вероятности ошибок при обработке данных;
- выстраивание оптимальных маршрутов передвижения электронной документации;
- улучшение взаимодействия структурных подразделений организации;
- ведение единой электронной базы данных предприятия с архивом и сопутствующей каталогизацией файлов, к которым относятся контракты, договоры, справки, информация по сотрудникам, чеки и другие документы, и быстрый доступ к необходимым сведениям;
- повышение производительности труда персонала за счет ускорения процессов передачи и согласования документов;
- поддержку и улучшение действующих административных процессов и централизованного контроля над ними;
- повышение эффективности использования ресурсов предприятия.
Достижение этих результатов делает внедрение системы автоматизации управления документооборотом особенно актуальным для крупных компаний, где осуществляется обработка больших объемов данных и важна оперативность и точность.
Как автоматизировать документооборот
Для автоматизации управления документооборотом применяются комплексные информационные системы, способные решать задачи, связанные с созданием, хранением, согласованием и редактированием электронных документов. Процесс реализуется с применением современных технологий в следующих вариантах:
- Системы управления располагаются на специальном корпоративном ресурсе с доступом через веб-интерфейс.
- Выполняется интеграция с базами данных, откуда при необходимости можно получить необходимую информацию.
- Браузерные решения со входом в систему через браузер.
- Работа в «облаке» при сотрудничестве с облачными сервисами.
Выбор конкретной системы автоматизации электронного документооборота зависит от масштаба предприятия, технического оснащения и бюджета.
Виды систем автоматизации документооборота организации
Четкой классификации систем автоматизации документооборота нет. Современные решения различаются по целям, функционалу, возможности интеграции со сторонними сервисами. Среди распространенных вариантов следует отметить:
- Электронные архивы. Сервисы для автоматизации бизнес-процессов документооборота позволяют содержать большие объемы документации с возможностью оперативного поиска с разграничением уровней допуска и прав доступа. Электронные архивы используют в случаях, когда необходимо структурировать данные по типу, объему, датам создания и изменения и другим параметрам, оперативно находить и изменять информацию, переводить документацию в цифровой вид и создавать интуитивно понятные каталоги.
- ECM-системы. Enterprise content management — сервисы для управления корпоративным контентом и автоматизации электронного документооборота. Система позволяет в едином информационном пространстве организации хранить, структурировать, изменять, публиковать информацию с возможностью контроля доступа. Использование ECM-системы способствует повышению эффективности бизнес-процессов и взаимодействия департаментов предприятия.
- Workflow-системы. IT-инструменты для управления «потоком работ», организованных в последовательность шагов в соответствии с установленными правилами. Решение подходит для компаний со сложными бизнес-процессами и документооборотом. Системы устанавливают с электронными архивами, позволяющими хранить большие объемы данных.
Чтобы понять, какая система автоматизации делопроизводства и документооборота подходит для вашего предприятия, в первую очередь следует определить свои цели и задачи, которые должны выполнять сервисы. Важно изучить доступные опции платформы и гибкость настройки. Эксперты рекомендуют ориентироваться на опыт использования системы в выбранной отрасли.
При выборе системы для процесса автоматизации документооборота следует обратить внимание на такие критерии, как:
- понятный интерфейс;
- возможность использования ЭП;
- удобный поиск информации;
- возможность категоризации;
- скорость передачи данных;
- информационная безопасность;
- управление правами доступа;
- возможность ведения архива;
- интеграция с другими IT-решениями, встроенными в бизнес-процессы компании и т. д.
При выборе варианта необходимо соотнести функционал сервиса, стоимость и возможность технической поддержки. Важно убедиться, что вам будут доступны обновления программного обеспечения и консультация экспертов при возникновении вопросов.
Процесс автоматизации документооборота включает пять шагов:
- Анализ текущих процессов и выявление узких мест.
- Выбор подходящей системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
- Настройка и интеграция с уже существующими решениями.
- Обучение сотрудников и настройка прав доступа.
- Постоянный мониторинг работы системы и ее доработка при необходимости.
Использование инструментов для оптимизации — это важный шаг к построению более эффективного и продуктивного бизнеса. Современные системы управления помогают улучшить контроль за рабочими процессами и повысить производительность труда. Подобрать подходящие платформы для автоматизации документооборота помогут эксперты НОРБИТ. С учетом целей вашей компании, стоящих задач и бюджета они предложат инновационные цифровые решения, доказавшие свою эффективность.
