Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных действий, направленных на получение конкретного результата. У него есть начало, исполнители, установленные правила и ожидаемый итог.
Простыми словами, бизнес-процессы компании — это порядок выполнения рабочих задач. Например, чтобы доставить товар клиенту, нужно принять заявку, проверить наличие продукции, оформить документы и организовать отгрузку. Каждый этап связан с предыдущим и влияет на результат.
В крупных организациях такие операции часто охватывают несколько подразделений. Их согласованная работа помогает соблюдать сроки, контролировать расходы и поддерживать качество обслуживания.
Коротко о главном
- Бизнес-процесс — повторяющаяся последовательность действий, которая направлена на достижение определенного результата в рамках организации.
- Виды — основные, вспомогательные и управленческие. Они различаются назначением и ролью в деятельности компании.
- Структура бизнес-процессов включает входные данные, операции, участников, результат и механизмы контроля.
- Ключевые характеристики — многоэтапность, регулярность и распределение ответственности.
- Управление предполагает описание, анализ, оптимизацию, автоматизацию и оценку эффективности.
- Основные инструменты автоматизации — системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), планирования ресурсов предприятия (ERP) и моделирования, исполнения и контроля процессов (BPM).
- Главная цель — сделать работу подразделений согласованной, сократить издержки и повысить качество результатов.
Зачем компании нужны бизнес-процессы
Грамотная организация бизнес-процессов помогает связать работу сотрудников с общими целями предприятия. Руководство получает возможность контролировать выполнение задач, находить проблемные участки и эффективнее распределять ресурсы.
Процессный подход решает несколько задач:
- Сокращение затрат. Устраняет лишние операции и дублирование функций.
- Повышение качества. Устанавливает единые требования к выполнению работ.
- Соблюдение сроков. Помогает своевременно обнаруживать задержки.
- Распределение ответственности. Закрепляет обязанности за сотрудниками и подразделениями.
- Прозрачность управления. Позволяет оценивать результаты по конкретным показателям.
- Масштабирование бизнеса. Упрощает открытие новых подразделений и обучение персонала.
Главное преимущество процессного подхода — предсказуемость работы. Основной принцип бизнес-процессов заключается в том, что порядок действий и правила взаимодействия закрепляются документально. Это снижает зависимость компании от отдельных специалистов.
Почему бизнес-процессы нужно автоматизировать
По мере развития организации ручное выполнение операций становится менее эффективным. Возрастают объемы документов, количество согласований и риск ошибок при передаче информации.
Автоматизация бизнес-процессов позволяет передать часть задач программным системам. Например, после получения заявки программа самостоятельно назначает ответственного, создает поручение и уведомляет сотрудников о сроках.
Однако цифровизация не исправляет неэффективный порядок работы. Перед внедрением программного обеспечения необходимо определить, какие действия следует сохранить, изменить или исключить.
Виды бизнес-процессов
Чтобы понять, какие в организации существуют типы бизнес-процессов, необходимо учитывать характер ее деятельности. Распространенная классификация включает три категории: основные, вспомогательные и управленческие.
| Вид | Назначение | Примеры бизнес-процессов |
|---|---|---|
| Основные | Создают продукт или услугу, представляющие ценность для клиента | Производство, продажи, выполнение заказов |
| Вспомогательные | Обеспечивают ресурсами основную деятельность | Подбор персонала, техническая поддержка, обслуживание оборудования |
| Управленческие | Определяют цели и контролируют результаты | Бюджетирование, стратегическое планирование, управление рисками |
Основные бизнес-процессы непосредственно связаны с деятельностью организации. Например, для логистического оператора это перевозка грузов, а для промышленного предприятия — выпуск продукции. Вспомогательные функции обеспечивают необходимые условия работы. Управленческие отвечают за планирование, координацию и распределение ресурсов.
При этом виды бизнес-процессов в организации зависят от ее специализации. Одна и та же функция может относиться к разным категориям. Например, разработка программного обеспечения будет основной деятельностью для ИТ-компании и вспомогательной — для предприятия, создающего ПО для собственных нужд.
Структура и основные характеристики бизнес-процесса
Структура бизнес-процесса — это совокупность элементов, определяющих условия его запуска, последовательность операций и ожидаемый результат.
| Элемент | Что означает |
|---|---|
| Вход | Информация, материалы или событие, необходимые для начала работы |
| Последовательность действий | Операции, выполняемые в установленном порядке |
| Участники и исполнители | Сотрудники, подразделения и информационные системы |
| Результат (выход) | Продукт, услуга, документ или другое завершенное действие |
| Контроль и обратная связь | Проверка качества, сроков и соответствия требованиям |
Пример бизнес-процесса производственного предприятия — выполнение заказа на изготовление продукции. Сначала специалисты проверяют наличие материалов, затем формируют производственное задание, выпускают изделия и передают их на контроль качества.
Упрощенная схема бизнес-процесса:
Заявка клиента → Проверка ресурсов → Выполнение заказа → Контроль качества → Передача результата.
Помимо перечисленных элементов, за каждой рабочей цепочкой закрепляется владелец, отвечающий за ее эффективность.
Для корпоративных бизнес-процессов характерны три основных признака:
- Многоэтапность. Для достижения результата необходимо выполнить несколько взаимосвязанных действий.
- Регулярность. Операции повторяются при наступлении определенных условий.
- Ответственность. Участники выполняют закрепленные функции, а руководитель контролирует общий результат.
Эти характеристики позволяют отличать процесс от отдельной задачи или разового проекта.
Как управлять бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) — системный подход к организации, анализу и совершенствованию деятельности предприятия. Он помогает координировать работу подразделений и оценивать ее эффективность. Управление бизнес-процессами включает пять основных этапов: описание, анализ, оптимизацию, автоматизацию и контроль эффективности.
Описание и моделирование
Что такое описание бизнес-процессов? Это документирование порядка действий, участников, входных данных и ожидаемых результатов. Информацию фиксируют в регламентах, таблицах или графических схемах.
Модель бизнес-процесса — формализованное описание порядка выполнения работ, отражающее связи между действиями и участниками. Для моделирования применяют специальные нотации — системы условных обозначений.
Основные виды графических моделей бизнес-процессов:
- Блок-схемы (Flowcharts). Показывают последовательность операций и точки принятия решений.
- BPMN (Business Process Model and Notation). Описывает рабочие потоки, события, участников и переходы между действиями.
- IDEF0. Отражает функции, входы, выходы, управляющие воздействия и необходимые ресурсы.
Выбор нотации бизнес-процессов зависит от сложности задачи. Для небольшого отдела достаточно блок-схемы, а для организации с разветвленными согласованиями удобнее BPMN.
Анализ
Анализ позволяет обнаружить узкие места. Специалисты сравнивают установленный порядок работы с фактическим, выявляют задержки, лишние операции и причины ошибок. Для этого используют интервью с сотрудниками, данные корпоративных систем и методы процессной аналитики.
Оптимизация
Оптимизация бизнес-процессов — это совершенствование порядка работы, распределения ресурсов и взаимодействия участников для сокращения затрат, ускорения операций и повышения качества результатов. Например, если договор последовательно проверяют несколько отделов, часть согласований можно выполнять параллельно. Это сокращает время обработки документа.
Автоматизация
Улучшенные правила выполнения бизнес-процесса переносят в цифровую среду. Информационная система для автоматизации распределяет задачи, запускает согласования, передает сведения между подразделениями и фиксирует результаты.
Контроль эффективности
После внедрения изменений необходимо отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI).
| Показатель | Что оценивает |
|---|---|
| Время выполнения | Продолжительность рабочего цикла |
| Стоимость операции | Затраты на получение результата |
| Количество ошибок | Частоту отклонений от требований |
| Производительность | Объем выполненных операций за период |
| Соблюдение сроков | Долю задач, завершенных вовремя |
Показатели бизнес-процессов выбирают с учетом их назначения. Для технической поддержки важна скорость устранения инцидентов, для производства — объем выпуска и уровень брака.
Как выстроить бизнес-процессы с нуля
Организация бизнес-процессов начинается с определения целей компании и распределения функций между подразделениями. Необязательно сразу регламентировать всю деятельность: сначала достаточно выделить ключевые операции.
Основные шаги:
- Определить направления работы. Установить, какие действия необходимы для создания продукта и обслуживания клиентов.
- Составить карту процессов. Показать связи между подразделениями и порядок передачи результатов.
- Назначить ответственных. Закрепить владельцев, исполнителей и их полномочия.
- Разработать регламенты. Описать последовательность операций, сроки и условия выполнения.
- Выбрать показатели. Определить критерии качества, скорости и стоимости.
- Проверить на практике. Запустить пилотный вариант и оценить результат.
- Внести изменения. Устранить обнаруженные недостатки и утвердить правила работы.
На начальном этапе важно избегать чрезмерной детализации. Документы должны помогать сотрудникам выполнять задачи, а не создавать дополнительную административную нагрузку.
Автоматизация бизнес-процессов компании
Автоматизация предполагает использование программных решений для выполнения типовых операций, обмена информацией и контроля задач без постоянного ручного вмешательства.
Современные платформы позволяют организовать электронные согласования, распределять обращения, формировать документы и отслеживать исполнение поручений.
Основные инструменты представлены в таблице.
| Система | Назначение | Примеры автоматизации |
|---|---|---|
| CRM (Customer Relationship Management) | Управление взаимоотношениями с клиентами | Продажи, обращения, сопровождение заказчиков |
| ERP (Enterprise Resource Planning) | Планирование ресурсов предприятия | Закупки, производство, складской учет, финансы |
| BPM-системы (Business Process Management) | Моделирование, исполнение и контроль процессов | Согласования, маршрутизация задач, взаимодействие подразделений |
Дополнительно используются системы электронного документооборота (СЭД), роботизации операций (RPA) и бизнес-аналитики (BI).
Бизнес-процесс в информационной системе — формализованная последовательность действий, выполняемых с помощью программных средств. Например, при поступлении счета ERP проверяет необходимые сведения, запускает согласование и после подтверждения передает информацию для оплаты.
Выбор технологии зависит от задач компании, сложности операций и действующей ИТ-инфраструктуры.
Решения НОРБИТ для автоматизации бизнес-процессов
Компания НОРБИТ оказывает услуги автоматизации бизнес-процессов для корпоративных заказчиков и государственных организаций:
- анализирует текущие операции и выявляет возможности для оптимизации;
- разрабатывает и внедряет CRM, ERP и другие корпоративные системы;
- настраивает электронные согласования и автоматические маршруты задач;
- интегрирует новые решения с существующей ИТ-инфраструктурой;
- внедряет инструменты аналитики и контроля эффективности;
- обеспечивает сопровождение и развитие программных продуктов.
Специалисты НОРБИТ помогут подобрать технологии под особенности предприятия. Оставьте заявку на сайте, чтобы обсудить задачи автоматизации и возможности внедрения корпоративных решений.
