Закупки в ритейле — это не только выбор поставщика и согласование цены. Это одна из ключевых бизнес-функций, напрямую влияющая на выручку, оборачиваемость товара, доступность ассортимента и клиентский опыт.
От того, насколько эффективно выстроено управление закупками, зависит, окажется ли нужный товар на полке в нужный момент — или покупатель уйдет к конкуренту. Особенно это критично для сетевого ритейла, FMCG, fashion retail, DIY и e-commerce, где ошибки в закупках быстро отражаются на продажах и маржинальности.
При этом закупки в розничной торговле всегда находятся на стыке двух направлений:
- коммерческие закупки товаров (direct procurement);
- непрямые закупки инфраструктуры и сервисов (indirect procurement).
Такой двойной контур делает закупочную функцию в ритейле особенно сложной и требует системного подхода, прозрачных процессов и цифровизации.
Что такое закупки в ритейле
Закупки в ритейле — это комплекс процессов, связанных с обеспечением бизнеса товарами, оборудованием, услугами и инфраструктурой для бесперебойной работы магазинов, складов и онлайн-каналов.
В закупочную функцию входит работа с поставщиками, управление ассортиментом, контроль цен и маржинальности, проведение тендеров, управление контрактами и оценка эффективности партнеров. Для крупных розничных компаний закупки становятся одним из центров принятия решений, поскольку напрямую влияют на финансовый результат бизнеса.
Закупки становятся непрозрачными?
Если закупочные процессы завязаны на Excel, почту и ручные согласования — бизнес начинает терять скорость, управляемость и контроль затрат.
Две реальности закупок: direct и indirect procurement
Когда говорят о закупках в ритейле, чаще всего имеют в виду ассортимент — продукты, одежду, электронику, бытовую технику или другие товары, которые продаются покупателям. Это прямые или коммерческие закупки (direct procurement).
Именно direct-закупки формируют выручку, влияют на конкурентоспособность, ассортиментную политику и ценообразование. Ошибки в этой зоне быстро отражаются на продажах и клиентском опыте.
Но параллельно существует не менее важное направление — indirect procurement или непрямые закупки. Сюда относятся торговое оборудование, IT-системы, кассовая инфраструктура, логистические сервисы, маркетинговые услуги и расходные материалы.
Покупатель не видит эти закупки напрямую, но именно они обеспечивают стабильную работу розничной сети, скорость обслуживания и эффективность операционной модели.
В результате ритейлерам приходится одновременно управлять двумя типами закупок: теми, которые напрямую «зарабатывают» деньги, и теми, которые обеспечивают возможность этого заработка. И для каждого направления требуются собственные KPI, процессы и подходы к автоматизации закупок.
Почему разделение direct и indirect закупок важно для бизнеса
Разделение закупок на direct и indirect — это не формальность, а базовый принцип эффективного управления закупочной деятельностью.
В direct-закупках ключевой фокус всегда связан с продажами: доступностью товара, оборачиваемостью, маржинальностью и скоростью пополнения запасов. Любая ошибка здесь быстро конвертируется либо в потерю выручки, либо в избыток складских остатков.
В indirect-закупках акцент смещается на контроль затрат, прозрачность процессов и стандартизацию. Здесь для бизнеса важнее управляемость расходов, контроль подрядчиков и возможность масштабирования без роста операционных издержек.
Попытка управлять обоими направлениями по единым правилам обычно приводит либо к избыточной бюрократии в коммерческих закупках, либо к потере контроля над непрямыми расходами.
Закупка услуг и аутсорсинг в ритейле
Современный ритейл давно вышел за рамки закупки только физической продукции. Существенную долю закупочной деятельности занимают услуги и аутсорсинг.
Речь идет о логистике, IT-поддержке, маркетинговых сервисах, эксплуатации объектов, клининге, мерчандайзинге и других направлениях, без которых невозможно поддерживать стабильную работу розничной сети.
Для ритейлеров такой подход позволяет быстрее масштабировать бизнес, гибко реагировать на сезонные пики и привлекать специализированные компетенции без расширения внутреннего штата.
Однако закупка услуг требует более зрелого управления поставщиками. Здесь важно контролировать не только стоимость, но и качество сервиса, соблюдение SLA, сроки выполнения работ и прозрачность взаимодействия.
Закупки как стратегическая функция управления ритейлом
В зрелых компаниях закупки перестают быть транзакционной функцией и становятся частью стратегии управления бизнесом.
Через закупки ритейлер управляет ассортиментом, влияет на продажи и клиентский опыт, контролирует уровень товарных запасов и формирует маржинальность. Одновременно закупочная функция помогает снижать риски в цепочке поставок и оптимизировать непрямые расходы.
Фактически закупки объединяют коммерческий, финансовый и операционный блоки бизнеса, превращаясь в один из ключевых инструментов управления эффективностью компании.
Кто участвует в закупочном процессе в ритейле
Еще одна особенность ритейла — высокая вовлеченность разных функций в закупочный процесс.
Внутренние участники:
- Категорийные менеджеры и закупщики отвечают за ассортимент и взаимодействие с поставщиками.
- Финансовый блок контролирует бюджеты и экономику сделок.
- Логистика обеспечивает своевременное движение товара и работу распределительных центров.
- Маркетинг влияет на спрос через промо и акции.
- IT и операционные подразделения участвуют в закупках инфраструктуры и сервисов.
С внешней стороны в процесс вовлечены:
- Поставщики товаров
- Сервисные компании
- Аутсорсинговые партнеры.
В результате закупки превращаются в сложную экосистему взаимодействий, где важно не только выбрать контрагента, но и выстроить долгосрочные и прозрачные отношения.
Из-за большого количества участников закупочные процессы становятся сложными, а требования к прозрачности и скорости принятия решений — значительно выше.
Основные проблемы закупок в ритейле
По мере роста розничной сети закупочные процессы усложняются кратно. Увеличивается количество поставщиков, появляются новые категории, растет объем согласований и повышаются требования к скорости принятия решений.
На практике это часто приводит к нескольким типовым проблемам:
- непрозрачности закупочных процедур;
- росту операционных затрат;
- дублированию закупок;
- сложностям в контроле поставщиков и SLA;
- отсутствию единой аналитики.
Дополнительным ограничением становится зависимость процессов от Excel, почты и ручного согласования документов.
В результате бизнес начинает терять управляемость, а закупочная функция превращается в источник постоянных операционных рисков.
Цифровизация закупок и SRM-системы в ритейле
Именно поэтому ритейл-компании все чаще переходят к цифровизации закупок и внедрению SRM-систем (Supplier Relationship Management).
SRM-платформа позволяет:
- централизовать работу с поставщиками;
- автоматизировать тендерные процедуры;
- ускорить согласование документов;
- повысить прозрачность закупочной деятельности;
- контролировать SLA и эффективность поставщиков.
Дополнительно бизнес получает возможность снижать операционные издержки и выстраивать более управляемую закупочную модель.
Для крупных ритейлеров цифровизация закупок становится уже не конкурентным преимуществом, а необходимостью.
Как понять, что закупочные процессы пора пересматривать
Обычно компании начинают задумываться о трансформации закупочной функции не из-за одной конкретной проблемы, а из-за накопления сразу нескольких факторов. Закупочные процессы начинают зависеть от конкретных сотрудников, становится сложно контролировать поставщиков и расходы, увеличиваются сроки согласований, а подразделения постепенно начинают дублировать закупочную деятельность.
Дополнительной проблемой становится отсутствие единой аналитики и прозрачности по indirect-затратам. В результате бизнесу становится сложнее масштабироваться, а закупочная функция начинает тормозить операционные процессы.
В такой ситуации цифровизация закупок и внедрение SRM-системы помогают перейти от ручного управления к более управляемой и прозрачной модели работы.
SRM-система для ритейла: меньше ручной работы, больше прозрачности
Автоматизируйте работу с поставщиками, ускорьте согласование закупок и получите единый контроль над закупочной функцией.
Вместо вывода
Закупки в ритейле — это точка пересечения продаж, затрат, логистики и клиентского опыта.
Здесь нет второстепенных процессов: direct и indirect закупки, работа с товарами и услугами, управление поставщиками и подрядчиками — все влияет на итоговую эффективность бизнеса.
Компании, которые рассматривают закупки как стратегическую функцию и выстраивают их системно, получают ощутимое конкурентное преимущество. Они быстрее реагируют на изменения рынка, эффективнее управляют затратами, повышают прозрачность процессов и обеспечивают стабильный клиентский опыт.
Именно в этом сегодня заключается основной потенциал развития закупочной функции в современном ритейле.
