В бизнесе управление данными играет весомую роль. Нормативно-справочная информация — это основа для всех процессов предприятия — от учета и планирования до аналитики и принятия стратегических решений. В статье расскажем простыми словами, что такое НСИ. Также ответим на вопросы: почему она важна для организаций, с какими проблемами сталкиваются компании без четкой системы управления и как инструменты для автоматизации позволят повысить эффективность работы с данными.
НСИ (Master Data) — это нормативно-справочная информация, которая описывает и систематизирует деятельность организации. К таким данным, хранящимся в виде справочников, классификаторов, словарей, в зависимости от отрасли можно отнести:
- для всех компаний: регламенты и нормативы, сведения о клиентах и контрагентах, номенклатуре продукции, договоры и т. д.;
- для ритейла: списки товаров, торговые точки, партнеры и поставщики, клиентская база, программы лояльности;
- производство: объекты, сырье и готовые материалы, техническая документация, договоры подряда;
- строительство: объекты, подрядчики, проектная документация, материальная база, клиенты;
НСИ играет весомую роль в обеспечении согласованности данных между департаментами и в принятии управленческих решений. Она лежит в основе всех процессов, связанных с учетом, планированием, закупками, продажами, производством и финансовой отчетностью.
Распространенные проблемы при отсутствии системы управления НСИ
Отсутствие управления НСИ или некачественное исполнение означает для предприятия возникновение ряда сложностей, которые могут привести к замедлению операционных процессов, нерациональным стратегическим решениям, ухудшению производительности и взаимодействия между подразделениями. Среди распространенных проблем при отсутствии системы контроля нормативно-справочной информации стоит отметить:
- Дублирование данных. В системах может быть сделано несколько записей об одном и том же объекте (например, клиенте или товаре), что приводит к путанице. Например, два отдела могут завести одинаковую номенклатуру под разными кодами, что усложняет учет и анализ.
- Несогласованность данных. Департаменты могут работать с различными вариантами информации, что затрудняет принятие управленческих решений. Например, финансовый отдел может использовать одни данные из справочников, а отдел продаж — другие, из-за чего возникают расхождения в отчетности. Система для управления НСИ позволит решить эту проблему.
- Ошибки в данных. Неполные или недостоверные записи увеличивают риски неточностей в расчетах, отчетах и аналитике. Ошибочные данные о поставщиках или клиентах могут привести к сбоям в цепочке поставок или неправильным начислениям.
- Потеря времени. Сотрудники вынуждены тратить время на ручное обновление данных и их согласование между системами. Это приводит к снижению производительности и отвлечению ресурсов на рутинные задачи вместо стратегических.
- Снижение качества анализа. Отсутствие единой системы НСИ приводит к недостоверной аналитике, что может негативно сказаться на стратегии развития компании. Неточности в данных о рынке или клиентах могут повлиять на оценку перспективных направлений бизнеса.
Эти проблемы препятствуют эффективному функционированию компании, увеличивают операционные расходы и снижают конкурентоспособность.
Особенности автоматизированных систем управления НСИ
Оптимизация управления НСИ — это весомый шаг к решению описанных выше проблем. Внедрение автоматизированной системы и использование IT-инструментов помогает наладить контроль данных, улучшить их качество и сократить затраты на обработку информации. Кроме того, с помощью автоматизации НСИ можно решить следующие задачи:
- Централизация управления данными. Создание единой базы, доступной для подразделений, исключает дублирование и несогласованность информации. Централизованная система гарантирует, что данные обновляются в одном месте и автоматически синхронизируются с другими платформами.
- Автоматизация обновления данных. Системы НСИ автоматически синхронизируют изменения, тем самым снижая вероятность человеческой ошибки. Например, при изменении информации о клиенте эти данные мгновенно обновляются в связанных базах.
- Контроль качества данных. Встроенные механизмы управления помогают выявлять и устранять ошибки. Это может быть проверка на дублирование, пропущенные значения или некорректные форматы.
- Обеспечение интеграции с другими автоматизированными решениями. Модернизированные системы НСИ легко интегрируются с платформами ERP, CRM, BI и другими IT-решениями, обеспечивая сквозной обмен данными. Это позволяет создать единую экосистему для управления процессами.
- Обеспечение прозрачности. История изменений в НСИ фиксируется, что упрощает аудит и контроль. Система помогает отслеживать, кто и когда вносил изменения, что обеспечивает прозрачность и ответственность.
Использование систем нормативно-справочной информации позволяет минимизировать человеческий фактор и гарантировать высокую точность данных, что критически важно для компаний.
Преимущества и выгоды ведения единой информационной базы
Ведение единой информационной базы с использованием автоматизированных систем управления НСИ предоставляет бизнесу множество преимуществ. Это не просто улучшение текущих рабочих процессов, но и стратегические выгоды для устойчивого роста.
- Повышение эффективности процессов. Отсутствие дублирования и ручного труда ускоряет операции. Например, автоматизированные процессы в логистике позволяют быстрее обрабатывать заказы и минимизировать задержки.
- Улучшение качества данных. Централизованная база минимизирует ошибки и повышает достоверность аналитики. Руководство получает доступ к точным данным, которые можно использовать для стратегического планирования.
- Экономия времени и ресурсов. Сокращается время на исправление ошибок и согласование данных между отделами. Сотрудники могут сосредоточиться на важных задачах, что повышает общую производительность.
- Принятие обоснованных решений. Доступ к актуальной и единой информации в системе НСИ позволяет руководству принимать стратегические и тактические решения быстрее и точнее. Это важно в условиях высокой конкуренции.
- Снижение операционных рисков. Надежная и качественная база данных уменьшает вероятность сбоев в бизнес-процессах. Например, система автоматически уведомляет о критических изменениях в справочниках.
- Поддержка роста и масштабирования. Четкая структура данных и их автоматизированное управление облегчают адаптацию бизнеса к новым условиям и требованиям. Это позволяет быстрее интегрировать новые направления или филиалы.
Эти преимущества системы для управления НСИ способствуют улучшению конкурентных позиций компании, делают процессы прозрачными и помогают сосредоточиться на достижении долгосрочных целей.
Доверить разработку единой системы справочников, классификаторов и словарей НСИ вы можете в компании НОРБИТ. Эксперты используют в своей работе автоматизированные решения, основанные на современных методиках и международных стандартах. Создание системы НСИ выполняется в несколько этапов, начиная от разработки стратегии развития и формирования требований и заканчивая оформлением справочников и формированием центров компетенций в компании. Задачи по разработке базы нормативно-справочной информации могут различаться в зависимости от сложности проекта.
НСИ — это фундаментальный элемент управления современным предприятием. От качества контроля нормативно-справочной информации зависит эффективность бизнес-процессов и конкурентоспособность компании. Внедрение автоматизированных систем управления НСИ не только устраняет множество проблем, связанных с данными, но и открывает новые возможности для роста и развития бизнеса. Узнайте больше о выгодах внедрения автоматизированных решений в бизнес-процессы у экспертов НОРБИТ.
