Внедрение CRM в Galika AG

Компания Galika работает более чем с 30 зарубежными производителями промышленных систем, а продуктовая линейка компании представлена различными видами измерительного, электроэрозионного, шлифовального, фрезерного и токарного оборудование, а также оборудования для лазерной резки и обработки давлением. Помимо этого цикл продаж сложных технических систем кроме процессов обработки заявок, формирования коммерческих предложений, ведения договорной работы включает также контроль графиков платежей и поставок оборудования, а также взаимодействие с клиентом до завершения всех пуско-наладочных работ и обучения.

Отсутствие единой системы управления отношениями с клиентами в компании Galika в ситуации, когда продажи ведутся по 10 продуктовым направлениям, серьезно усложняло процедуру управления работой коммерческого отдела и снижало достоверность прогнозных данных по объемам продаж.

Для упрощения работы менеджеров, стандартизации процессов продаж, повышения оперативности работ по оформления сделок, а также в целях внедрения удобного инструмента для анализа коммерческой активности компании руководство Galika приняло решение о разработки корпоративной CRM-системы на основе решения Microsoft Dynamics CRM.

Проект внедрения Microsoft Dynamics CRM стартовал в компании Galika в сентябре 2006 года. В качестве консультанта по внедрению и настройке CRM-решения в соответствии с технологией продаж промышленного оборудования выступила компания «„НОРБИТ“», имеющая большой опыт работы в области разработки и внедрения CRM-систем для автоматизации процессов продаж и обслуживания в сервисных, торговых и дистрибьюторских компаниях.

CRM система фирмы Galika используется в коммерческом отделе компании и предназначено для автоматизации управления продажами и поставкой оборудования, а также для ведения учета и контроля пуско-наладочных работ по текущим проектам компании. Руководство Galika и ведущие топ-менеджеры компании используют корпоративную CRM систему для получения отчетных и прогнозных данных по продажам, сделкам, общей ситуации на рынке и активности менеджеров компании.

Функциональный контур CRM системы фирмы Galika включает ведение единой базы клиентов, иерархического каталога продуктов, хранение истории взаимоотношений с заказчиками, а также документальное обеспечение сделок, в том числе ведение договоров и коммерческих предложений, контроль исполнения графиков платежей, сроков поставок оборудования и проведения пуско-наладочных работ.

Поскольку процессы продаж компании Galika имеют свои особенности, стандартные возможности Microsoft Dynamics CRM по управлению продажами были расширены за счет разработки новых сервисов и настройки дополнительных возможностей.

В частности для компании Galika специалистами компании «НОРБИТ» была разработана функциональность управления спецификациями, в том числе возможность упрощенного создания коммерческих предложений на основе шаблонов типовых спецификаций. Использование шаблонов спецификаций позволило ускорить и упростить процедуру подбора позиций по заявкам заказчиков, поскольку спецификации уже включают в себя некоторый типовой набор продуктов, который в случае необходимости может быть дополнен для каждого конкретного коммерческого предложения за счет позиций из каталога продуктов.

Для упрощения работы менеджеров компании с коммерческими предложениями НОРБИТ разработала в среде Microsoft Dynamics CRM механизм автоматического пересчета стоимости предложений в зависимости от количества оборудования и выбранного вида валюты, при этом созданные в системе коммерческие предложения могут выгружаться в типовом для компании шаблоне в формат Microsoft Word и Microsoft Excel. Обновление курсов валют специалисты компании могут вести как в режиме On-line, так и вручную.

В CRM-решении для компании Galika был также видоизменен стандартный каталог продуктов, что позволило осуществлять поиск нужных позиций не только по артикулу и названию, но и по типам (измерительное, электроэрозионное, шлифовальное и прочее), и группам (станки, детали, оснастка, инструменты) оборудования, а это в свою очередь существенно упростило работу с каталогом.

За счет программы импорта цен, разработанной НОРБИТ, Galika получила возможность оперативно обновлять прайс-листы в соответствии с информацией, присылаемой головной швейцаркой компанией Galika AG. Программа импорта сконструирована таким образом, что позволяет обновлять только цены в случае совпадения артикульных номеров, а в случае отсутствия артикула — автоматически добавлять новые позиции в прайс-лист.

Существенно были доработаны возможности ведения договоров по сделкам, что позволило не только фиксировать в системе всю общую информацию по договорам, в том числе номер коммерческого предложения, стоимость договора, включая оборудование, обучение и пуско-наладочные работы, но и контролировать исполнение графиков платежей и сроки отгрузочных и пуско-наладочных работ.