Коммерческий сектор Отраслевое CRM-решение для медиа

Ситуация

Являясь одним из лидирующих российских медиа-брендов, компания «Афиша» предлагает своим клиентам широкие рекламные возможности, в том числе выбор пакета размещения по географическому признаку (федеральное, региональное, локальное).

При этом бизнес-процесс по продаже рекламных площадей в компании имеет разветвленную структуру, и все его этапы жестко регламентированы. Структура коммерческого блока такова, что с одним клиентом или по одной позиции должны одновременно работать несколько сотрудников.

Решение о разработке корпоративной CRM-системы руководство компании «Афиша» приняло в целях создания единой информационной платформы для обеспечения высокой эффективности бизнес-процессов продаж, а именно:

минимизации рисков компании от продажи медиа-возможностей и изготовления рекламных проектов;
повышения прозрачности коммерческой деятельности;
унификации справочной информации;
обеспечения контроля над действиями всех сотрудников, вовлеченных в про-дажи, отгрузку и учет продаж.

Выбор решения

Основная задача разработки корпоративной системы управления отношениями с клиентами в компании «Афиша» — оптимизация бизнес-процессов по продаже, отгрузке и учету рекламных возможностей, что во многом определило критерии выбора системы — возможности настройки решения под особенности и логику работы компании и удобная интеграция с корпоративной системой управления Microsoft Dynamics AX.

Помимо этого CRM-система «Афиши» должна обеспечивать мониторинг и прогнозирование выполнения планов продаж и осуществление контроля над эффективным использованием ассортиментного ряда и исполнением дедлайнов.

Решение Microsoft Dynamics CRM было выбрано в качестве программной платформы для корпоративной CRM-системы «Афиши», поскольку оптимально отвечало всем заявленным требованиям. К тому же компания «НОРБИТ», получившая право на разработку и внедрение CRM-системы в «Афише», познакомила руководство компании с примерами успешных CRM-проектов, реализованных в сегменте медиа-бизнеса на основе Microsoft Dynamics CRM.

Решение

CRM-решение компании «Афиша», разработанное совместно специалистами «НОРБИТа» и «Афиши», включает управление продажами рекламных площадей в печатных изданиях (журналы «Афиша», «Афиша-Мир», «Большой город», «Афиша-Еда», Путеводители «Афиши»), а также охватывает автоматизацию управления продажами и исполнением проектов «Ателье „Афиши“» (производство специальных проектов, корпоративных журналов, сайтов). CRM-система компании также обеспечивает управление маркетинговой поддержкой продаж.

Корпоративная CRM-система «Афиши» была спроектирована таким образом, чтобы свести к минимуму вероятность ошибки менеджера по продажам, и как следствие — сократить риски в отношении компании. В настоящее время большинство регламентов работы максимально автоматизировано, а доступ к коммерческой информации строго лимитирован на уровне позиций прайс-листов, доступных организаций, контактов и сделок. В корпоративной CRM-системе компании работает порядка 60 пользователей, включая сотрудников службы продаж, отдела поддержки рекламных проектов и руководство «Афиши». Благодаря интеграции CRM-системы с корпоративной системой управления (Microsoft Dynamics AX) финансовая служба компании также получила доступ к управлению процессами продаж, регламентированными в CRM.

Функциональный состав системы включает следующие возможности: Управление клиентской базой и справочной информацией:

- хранение полной информации о контрагентах, включая рекламодателей, рекламные агентства, партнеров и поставщиков услуг;
- ведение графиков выхода печатных изданий с указанием сроков подачи зая-вок на рекламу;
- составление и согласование коммерческих предложений;
- лимитированный доступ сотрудников к информации по контрагентам, зака-зам и контактам;
- отправка коммерческих предложений клиенту;
- автоматическое закрытие заказов на основе данных, импортируемых из корпоративной ERP-системы (Microsoft Dynamics AX). Интеграция с ERP-системой Функциональный блок CRM-системы "Афиши" по управлению продажами рек-ламных площадей интегрирован с корпоративной ERP-системой (Microsoft Dynamics AX) в части управления расчетами с рекламодателями и поставщиками услуг. Формирование отчетных данных Отчет по заказам, коммерческим предложениям и сделкам в разрезе менеджеров, брендов, контрагентов, печатных изданий и регионов их выхода, формату рекламы. Управление проектами по производству рекламы, корпоративных журналов и прочих рекламно-информационных носителей ("Ателье "Афиши""), а также про-ектами по организации фестивалей и других развлекательных мероприятий для читателей Афиши ("Пикник "Афиши""):
- составление и согласование коммерческих предложений на реализацию про-екта;
- автоматический расчет суммарной стоимости коммерческого предложения;
- контроль исполнения проектных работ.
- ведение базы данных контактных лиц;
- ведение единого прайс-листа с указанием стоимости всех возможных форматов рекламы, типов размещения, географии выхода рекламы и специальных проектов. Управление продажами рекламных площадей:
- автоматическая проверка коммерческих предложений на предмет отсутствия двойной продажи одной и той же позиции в одном и том же номере издания;
- многоступенчатая система расчета скидок с учетом всех параметров ком-мерческого предложения;
- автоматическое формирование заказов на размещение рекламы;
- обработка клиентских обращений;
- управление бюджетом проекта;
- автоматическая отправка коммерческих предложений и гарантийных писем клиентам;
- ведение сегментированного списка брендов;
- фиксация договоренностей с клиентом;
- контроль исполнения сроков на всех этапах процесса продаж;
- автоматическое формирование гарантийных писем на основе данных ком-мерческих предложений;
- автоматическое формирование заданий на изготовление макетов и спец-проектов;
- составление и согласование заданий на разработку рекламы/ спонсорского пакета;
- мониторинг фактических расходов и оценка рентабельности проекта;
- автоматическое формирование заказов в рамках проекта на основе данных коммерческого предложения;

Результаты

Результаты внедрения Microsoft Dynamics CRM с одной стороны коснулись оптимизации работы менеджеров по продаже рекламных возможностей, а с другой — процедуры оценки и анализа работы компании:

- полная автоматизация всего цикла продаж от отправки коммерческого пред-ложения клиенту до формирования всех отгрузочных и бухгалтерских доку-ментов в учетной системе на основе данных CRM-системы;
- минимизация "человеческого фактора" на всех этапах процесса продаж.
- повышение прозрачности системы предоставления скидок за счет автомати-зации механизма их расчета и согласования;
- повышение оперативности расчетов с клиентами за счет интеграции корпоративных CRM- и ERP-решений;

Перспективы

Функциональные возможности корпоративной CRM-системы компании «Афиша» могут быть расширены за счет автоматизации управления маркетингом, дистрибуцией и мерчендайзингом, реализации дополнительных отчетных форм и интеграции Microsoft Dynamics CRM с системой управления контентом корпоративного сайта «Афиши», Call-центром и аналитическим программным обеспечением.

" Использование Microsoft Dynamics CRM для «Афиши» — это один из способов поддержания высоких темпов роста компании на рынке медиа- и издательских услуг. Поскольку «Афиша» развивается достаточно быстро, расширяя как масштабы компании, так и направления бизнеса, обеспечение коммерческого успеха требует серьезной поддержки на уровне технологических и управленческих решений. Мы заручились такой поддержкой, выбрав Microsoft Dynamics CRM в качестве основы для корпоративной CRM, а компанию НОРБИТ как партнера по CRM-консалтингу. "

Екатерина Круглова

заместитель генерального директора Афиша

Решенные задачи

CRM (Управление отношениями с клиентами)
Управление отношениями с клиентами – это комплекс бизнес-процессов компании по взаимодействию с клиентами (партнерами и контрагентами), ориентированный на повышение уровня продаж, обеспечение эффективности маркетинговых акций, улучшение уровня обслуживания заказчиков и построение долгосрочных и доверительных отношений с клиентами.

Использованные продукты

Microsoft Dynamics CRM
Интеллектуальные бизнес-приложения помогают управлять бизнесом и соответствующими процессами, одновременно улучшив взаимодействие с клиентами.
Microsoft Dynamics AX
Microsoft Dynamics AX (Axapta)– многофункциональная ERP-система для управления ресурсами предприятия для средних и крупных компаний. Она охватывает все области менеджмента: производство и дистрибуцию, цепочки поставок и проекты, финансы и средства бизнес-анализа, взаимоотношения с клиентами и персоналом.

Отраслевое CRM-решение для медиа