Microsoft Dynamics CRM для управления продажами рекламного эфира в ВК ПрофМедиа

Ситуация

До внедрения Microsoft Dynamics CRM ВК «ПрофМедиа» использовала для ведения базы данных по клиентам, сделкам и коммерческим предложениям локальные приложения Microsoft Office (Excel и Access). Отсутствие специализированного решения для управления продажами серьезно усложняло общую координацию коммерческой работы и не позволяло оперативно контролировать объемы продаж и график рекламного эфира. Большое количество времени отнимали процессы согласования документов, скидок и коммерческих предложений, как следствие страдала оперативность взаимодействия с клиентами. Кроме того текущие информационные решения не позволяли проводить оценку эффективности клиентского сервиса и качества работы менеджеров коммерческих служб.

Проект разработки и внедрения корпоративной CRM-системы для коммерческой службы ВКПМ преследовал несколько ключевых задач автоматизации:

• • повышение прозрачности бизнес-процессов по продаже рекламы;
  • повышение оперативности исполнения рабочих операций;
• • систематизация коммерческих данных;
  • создание инструмента для мониторинга и контроля эффективности системы продаж.
• • повышение уровня клиентского обслуживания;

Выбор решения

В качестве программной платформы для корпоративной CRM-системы было выбрано решение Microsoft Dynamics CRM 4.0, возможности которого позволяли учесть ключевые требования ВКПМ к системе автоматизации продаж рекламного эфира:

• • возможность реализации средствами системы структуры и ключевых этапов отраслевых бизнес-процессов продаж;
  • обеспечение удобства и оперативности работы рядовых сотрудников компании;
• • обеспечение централизованного управления и контроля продаж по всем радиостанциям корпорации;
  • интеграция с трафик-системой и финансовой системой;
• • автоматизированные инструменты контроля сроков исполнения задач
  • возможность масштабирования и расширения системы на автоматизацию смежных процессов.

Консультантом на проекте разработки CRM-системы для ВК Проф-Медиа выступила компания «НОРБИТ», предложившая в качестве основы системы собственное проектное решение для медиа бизнеса, реализованное с учетом опыта автоматизации ведущих медийных компаний России: Коммуникационная группа Aegis Media, «Афиша Индастриз», ИД «Альпина Бизнес Букс», радиостанции СИТИ-FM и Relax FM (ЗАО «М-ПУЛ+») и другие.

Решение

Решение, разработанное НОРБИТ для ВКПМ, внедрено и используется в коммерческих службах «Авторадио», «Радио „Алла“», «Энергия FM», «Юмор FM» и отделе корпоративных продаж корпорации.

• 

Функциональный состав решения:

1. Ведение базы рекламодателей и партнеров, включая:

• • клиентов;
  • рекламные агентства;
  • бренды (отдельные торговые марки клиентов).

2. Распределение клиентов по менеджерам коммерческой службы/ Управление stop-листами:

• • ведение stop-листов (списки активных клиентов менеджеров по продаже рекламного эфира);
  • автоматическая проверка сроков действия stop-листов (сроков по работе с клиентом);
  • перераспределение клиентов по stop-листам менеджеров.
• • формирование запросов на добавление клиента в stop-лист;
  • деактивация stop-листов;
• • согласование состава stop-листов;
  • автоматический мониторинг и контроль эффективности работы с клиентами;

3. Управление сделками и коммерческими предложениями:

• • ведение бюджетов рекламных кампаний;
  • ведение рекламных трафиков, типов размещение, сумм сделок;
  • согласование коммерческих предложений:
• • контроль сроков принятия решений;
  • ведение черновиков, рабочих копий и дубликатов коммерческих предложений
• • автоматическое формирование коммерческих предложений на основе данных сделок;
  • автоматическая отправка коммерческих предложений на согласование клиенту.

• • автоматическая проверка лимитов скидок;
  • автоматические оповещения ответственных менеджеров о смене статусов согласования коммерческих предложений;
• • автоматическое формирование заданий ответственным сотрудникам по согласованию предложений;
  • ведение отметок о согласовании предложений по телефону.
• • отклонение коммерческих предложений с указанием причины;

4. Ведение счетов и заказов на рекламный трафик:

• • автоматическое создание запросов на бронирование рекламного трафика на основе данных коммерческого предложения;
  • прикрепление медиа-планов;
• • согласование и отклонение запросов на бронирование трафика;
  • возможность бронирования трафика по телефону;
• • автоматическое оповещение ответственных менеджеров об отмене бронирования трафика;
  • импорт данных в финансовую систему Microsoft Dynamics AX для создания счетов и закрывающих документов.

5. Исполнение рекламных кампаний:

• • автоматическое формирование заданий на подготовку рекламных роликов.

6. Дополнительные возможности для обеспечения оперативности работы с информацией:

• • автоматическая модификация интерфейсов системы в зависимости от статуса пользователя и выполняемых задач;
• • всплывающие контекстные подсказки при заполнении текстовых полей;
• • система автоматических оповещений и напоминаний.

В рамках проекта был реализован импорт исторических данных (базы клиентов, контактов, собственных сотрудников коммерческих служб) из Microsoft Access в формат Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Результаты

Внедрение Microsoft Dynamics CRM 4.0 в коммерческих службах ВКПМ позволило

• • создать полноценную автоматизированную систему продаж рекламного эфира по радиостанциям корпорации;
  • упростить коммуникации между сотрудниками коммерческих, финансовых и производственных служб;
  • обеспечить равномерную загрузку менеджеров по продаже;
  • повысить защиту коммерческих данных от несанкционированно использования.
• • обеспечить своевременное исполнение сроков и этапов реализации сделок по продаже рекламного трафика;
  • повысить оперативность согласования коммерческих документов и заявок на бронирование эфира;
  • упорядочить документальное обеспечение сделок;
• • повысить производительность работы менеджеров коммерческого отдела;
  • повысить эффективность и точность планирования объемов и распределения рекламного трафика;
  • обеспечить быстрый и удобный доступ к коммерческой информации;

Перспективы

Дальнейшее развитие проекта будет идти в направлении реализации двусторонней интеграции внедренного решения с трафик-системой Digiton и автоматизации продаж франшизы региональным вещателям.

Дополнительная информация

Внедренные модули

• • Управление продажами
  • Управление маркетингом
  • Управление обслуживанием

Программные ресурсы

• • Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 SP2 X64 - серверная ОС;
  • Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 SP2 X64 - БД;
  • Microsoft Windows XP Profes-sional SP3 - клиентская ОС;
  • Microsoft Office 2003 SP3, Mi-crosoft Office 2003 - клиентское ПО.

Аппаратное обеспечение

• • HP ProLiant DL380 G5 - сервер + БД;
  • HP ProLiant DL380 G5 - клиент

Отзывы клиентов

Решения