Москва
+7 495 787-29-92
онлайн-калькулятор

Внедрение ERP-системы в Департамент сетевой интеграции Ланит

/ Коммерческий сектор / Проекты

Клиент: ЛАНИТ

Ситуация

До начала проекта внедрения вся подготовительная и операционная работа, финансовый учет договоров, расчетов, работ и услуг в рамках проектов департамента, а также складской учет сотрудники ДСИ вели средствами стандартных офисных приложений Microsoft и узкоспециализированных программных решений. Корпоративная учетная система холдинга не позволяла получать аналитическую информацию по результатам работы Департамента Сетевой Интеграции с необходимой полнотой, оперативностью и детальностью.

В среднем менеджер департамента сетевой интеграции ЛАНИТ обрабатывает в день от 5 до 30 заявок клиентов, не считая подготовки коммерческих предложений, договоров и оформления документов по сделкам. При условии, что только номенклатура оборудования ДСИ исчисляется тысячами позиций, объем работ менеджеров становится огромен, при этом значительное количество их времени уходит на взаимодействие и согласование планов и документов с руководством, финансовым отделом и отделом закупок.

Стандартные возможности Microsoft Excel не позволяли сотрудникам ДСИ оперативно обрабатывать большое число текущих заказов и одновременно уделять достаточно внимания отслеживанию всех требований управленческого учета, что негативно сказывалось на достоверности первичных данных, качество отчетной информации не всегда было достаточным для эффективного анализа деятельности и планирования будущих работ. В виду большого количества заказчиков и договоров задача автоматизации процессов управления проектами, платежами и цепочками поставок стала для ДСИ крайне актуальной.

Для разработки схемы реализации в системе бизнес-процессов Департамента и адекватной оценки сроков проекта специалистами компании «„НОРБИТ“» было проведено предварительное обследование особенностей бизнес-процессов Департамента и уточнены требования к системе. В ходе обследования было определено, что повышение объема подлежащих учету данных не должно приводить к существенному увеличению трудоемкости самого учета. Решение этой задачи было обеспечено за счет оптимизации эргономики интерфейса системы, реализованной встроенными средствами разработки.

В целях оперативного решения наиболее актуальных управленческих задач и из соображений планомерного перевода сотрудников Департамента на работу в системе Microsoft Dynamics AX проект разработки автоматизированной системы для ДСИ ЛАНИТ был разбит на 2 этапа. Функциональный объем задач первого этапа включал автоматизацию управления договорами и проектами, финансовый и управленческий учет, а также управления торгово-закупочной деятельностью. В состав работ второго этапа вошли задачи реализации электронного документооборота, дополнительные разработки в области управления проектами (служебные проекты, организация работы со сборными позициям оборудования) и автоматизации складского учета, мониторинг финансовых результатов компании, а также управление монтажными работами.

Выбор решения

Среди решений для управления предприятием ДСИ рассматривал в первую очередь продукты компании Microsoft — Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV, и остановил свой выбор на системе Microsoft Dynamics AX (ранее — Microsoft Axapta) поскольку функциональность этой системы мощнее, и ее проще адаптировать под специфические особенности бизнес-процессов компании. При выборе системы руководство ДСИ учитывало перспективную возможность перевода и других Департаментов холдинга на работу в систему, а в этом случае выбор Microsoft Axapta как более масштабного решения был оправдан.

По результатам внутреннего тендера Департамента консультантом на проекте внедрения Microsoft Dynamics AX в ДСИ ЛАНИТ была выбрана компания «„НОРБИТ“», обладающая большим опытом реализации подобных проектов и предложившая оптимальное решение с точки зрения возможностей и сроков реализации проекта.

Решение

Основная деятельность департамента сетевой интеграции ЛАНИТ сосредоточена на продаже и реализации проектов построения сетевых информационных решений. Бизнес-процесс управления проектами в Департаменте разделен между сотрудниками по видам работ и включает обработку заявок клиентов, подготовку коммерческих предложений, оформление договоров и спецификаций, формирование заявок на закупку оборудования и контроль их исполнения. В число обязательных составляющих процесса ведение проектов входит управление платежами и расчетами с поставщиками и клиентами.

Информационное решение для ДСИ ЛАНИТ на Microsoft Dynamics AX, основной целью разработки которого стало повышение управляемости и контроля исполнения проектов департамента, охватывает автоматизацию бизнес-процессов управления проектами, управления финансами, закупками и отгрузками продукции и анализ финансовых результатов.

Автоматизация процесса управления проектами в соответствии со спецификой ДСИ потребовала от консультантов НОРБИТ доработки Microsoft Dynamics AX. В частности обязательным условием Заказчика было сохранение формата и структуры данных, которые поступают в ДСИ и передаются Департаментом в другие подразделения холдинга. Для этого специалисты компании «„НОРБИТ“» разработали шаблоны экспорта данных и механизмы формализации входящей информации с учетом требований Заказчика к форме и содержанию документов.

Для реализации возможностей управления договорами и анализа финансовых результатов в необходимых для Заказчика разрезах в системе были сделаны следующие доработки:

    • настроены справочники договоров, клиентов и проектов в соответствии со структурой и классификацией, принятой в ДСИ ЛАНИТ;
    • разработана функциональность уведомлений (по электронной почте и в среде системы) о ключевых бизнес-событиях (пример: утверждение бюджета проекта, регистрация нового договора, утверждение закупки и прочее);
    • настроен комплект необходимой отчетности по аналитическим данным. Для оперативного исполнения заказов клиентов в системе была усовершенствована схема бизнес-процессов и добавлена следующая функциональность:
    • процедуры утверждения электронных документов (счета на оплату, проекты, закупки и прочее) с возможностями автоматического уведомления о факте утверждения/неутверждения по электронной почте или средствами системы;
    • доработаны экранные формы оперативного контроля справочников проектов и договоров, позволяющие как по сигнальным признакам (цвет строк и специальные значки), так и по контекстным развернутым запросам оперативно получать актуальную информацию о текущей стадии работ, наличии и статусе связанных документов, суммовых показателях, критичности ситуации и так далее;
    • упрощены трудоемкие процедуры двустороннего общения сотрудников подразделений между собой путем замены их на регламентированные процедуры внесения информации в систему и получения из нее персонифицированной информации;
    • обеспечение однократного ввода информации о спецификации договора на этапе подготовки коммерческого предложения, которая в дальнейшем автоматически с учетом необходимых уточнений попадает во все электронные документы (сопроводительные, организационные и финансовые), обязательные при исполнении договора и реализации сделки;
    • управление служебными проектами в целях централизации закупок материалов и оборудования для ожидаемых договоров.
    • реализованы процедуры контроля сроков реализации этапов договоров (включая промежуточные этапы) с автоматическим уведомлением ответственных лиц об истечении времени и сроков отработки этапов по текущим договорам;
    • оптимизированы средства формирования бюджета проекта по доходам, расходам и товарной номенклатуре, а также план-фактного анализа с необходимой аналитикой;
    • адресное автоматическое резервирования товарных позиций под проект или договор, начиная с этапа подготовки закупки и подбора оборудования со склада, что позволило контролировать процесс исполнения заказа и отслеживать заявки клиентов, которые не могут быть закрыты к плановому сроку;

На участке управления складом решение для ДСИ ЛАНИТ от НОРБИТ позволило упростить пользовательский функционал управления отгрузками и приема товара на склад при одновременном повышении прозрачности этапов данного процесса, а также обеспечить удобный и надежный функционал учета номеров ГТД при приеме и отпуске товарных позиций.

Поскольку задача обеспечения сводного и детального оперативного управленческого учета была одной из ключевых целей внедрения системы Microsoft Dynamics AX в ДСИ ЛАНИТ силами специалистов компании «„НОРБИТ“» был разработан и согласован большой пакет специальной отчетности, позволяющий:

    • получать информацию о полных, промежуточных и прогнозных финансовых результатах Департамента в разрезе секторов, менеджеров, договоров, проектов, подпроектов в произвольном сочетании;
    • оперативно оценивать параметры рассматриваемых проектов, счетов, закупок в процессе их утверждения;
    • получать аналитические данные по оборотам и доходности товаров и оборудования, в том числе по периодам, отраслям, производителям, товарным группам и подгруппам;
    • проводить онлайн мониторинг текущих и прогнозных финансовых показателей деятельности компании
    • контролировать исполнение поквартального плана с нужной детализацией, в том числе произвольный перечень нормируемых расходов;
    • планировать и вести план-фактный анализ доходов и финансовых результатов департамента, секторов, и каждого менеджера продаж.

Результаты

Решение компании «„НОРБИТ“» на основе системы Microsoft Dynamics AX, разработанное для управления договорной и проектной деятельностью ДСИ ЛАНИТ, позволило оптимизировать работу менеджеров и специалистов департамента и обеспечить руководство надежной и достоверной управленческой информацией. Основные результаты внедрения Microsoft Dynamics AX в департаменте сетевой интеграции ЛАНИТ:

    • повышение прозрачности учета за счет применения сводной и детальной отчетности;
    • повышение качества и надежности управленческих решений за счет доступности необходимой аналитической информации о деятельности компании;
    • повышение контроля хода исполнения рабочих проектов за счет использования процедуры утверждения электронных документов и уведомлений об окончании сроков реализации этапов проектов.
    • повышение контроля себестоимости закупок;
    • облегчение взаимодействия между отдельными службами Департамента за счет обеспечения наглядности и доступности критически важной информации и системы обмена контекстными сообщениями;
    • повышение оперативности подведения итогов финансовых периодов за счет точности и достоверности учетной информации;
    • ускорение процедуры ведения и оформление сделок за счет автоматизации управления договорами и заказами с клиентами и оперативности проведения закупок по спецификациям и централизации закупок под несколько проектов;

Перспективы

«Дальнейшее развитие управленческого решения ДСИ ЛАНИТ в рамках реализации второго этапа проекта будет в основном направлено на разработку возможностей автоматизации специфичных бизнес-процессов системной интеграции — управление процедурами замены оборудования на аналогичные номенклатурные позиции. Эта функциональность особенно востребована на этапе составления и согласования спецификаций договоров, а также при закупке оборудования и управлении проектами по монтажу оборудования. Для решений этой задачи в систему Microsoft Dynamics AX будет добавлен механизм глобальных замен, доступный на любом этапе исполнения проекта и из любого документа.

В рамках второго проекта также планируется провести работы по созданию WEB-сервиса B2B для партнеров и заказчиков департамента, а также разработать функциональные решения для управления загрузкой инженерно-технического персонала и автоматизации работы со сборным оборудованием/ комплектами оборудования. Это позволит упростить процедуры резервирования и проведения закупок по сборным номенклатурным позициям, а также на основе интеграции Microsoft Dynamics AX с технологиями топологии склада и маркировки товарных остатков «„радио-метками“» создать процедуры автоматизированной инвентаризации склада.

Дополнительно руководство ДСИ ЛАНИТ рассматривает возможность включения в действующую систему управления CRM-модуль системы Microsoft Dynamics AX в целях обеспечения комплексной автоматизации бизнес-процессов Департамента.

Решение для ДСИ ЛАНИТ на основе Microsoft Axapta представляет интерес и для других департаментов группы компаний ЛАНИТ и в перспективе может рассматриваться как основа для разработки единого управленческого решения холдинга.

Дополнительная информация

Программные ресурсы
    • Microsoft® CRM 3.0 – используется для управления отношениями с клиентами
    • Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition SP2 - серверная ОС
    • Microsoft QL Server 2005 - БД
    • Microsoft Windows XP Professional SP2 - клиентская ОС
    • Microsoft Office 2003 SP2 - клиентское ПО
Аппаратное обеспечение
    • Сервер HP Proliant DL380 G4 - Intel Xeon 3.40 GHz, RAM 3.50 GB

Задачи

  • Финансы

    Управленческий учет - Бухгалтерский и налоговый учет - Финансы в холдинговых структурах - Учет основных средств Бизнес-процессы управления финансами призваны организовать эффективное движение финансовых ресурсов и обеспечить реализацию всех финансовых отношений компании.

  • Управление проектами

    Управление проектами - это планирование, координирование и контроль работ по проекту для достижения поставленных целей в рамках заданных сметы и сроков, с надлежащим качеством.

Продукты

  • Microsoft Dynamics AX

    Microsoft Dynamics AX (Axapta)– многофункциональная ERP-система для управления ресурсами предприятия для средних и крупных компаний. Она охватывает все области менеджмента: производство и дистрибуцию, цепочки поставок и проекты, финансы и средства бизнес-анализа, взаимоотношения с клиентами и персоналом.

Решения


Начните ваш проект сегодня!

Свяжитесь с экспертами НОРБИТ по телефону +7 495 787-29-92 или оставьте свои координаты: