ВК ПрофМедиа: Microsoft Dynamics CRM для управления продажами рекламного эфира

Информация о компании клиента

"Вещательная корпорация "ПрофМедиа" была образована в 2003 году и к настоящему моменту объединяет под общим руководством крупнейшие радиостанции: "Авторадио", "Energy", "Юмор FM" и "Радио Алла", а также рекламное агентство "Реклама FM" и "Интернет-Радио 101.ru".

"Вещательная корпорация "ПрофМедиа" как управляющая компания создана для эффективного управления ресурсами медийного холдинга: согласования рекламной политики всех входящих в него СМИ, достижения максимального суммарного рей-тинга и охвата аудитории.

"ПрофМедиа" располагает одной из крупнейших в России и самой быстрорастущей региональной сетью филиалов и партнеров.

Ситуация

До внедрения Microsoft Dynamics CRM ВК "ПрофМедиа" использовала для ведения базы данных по клиентам, сделкам и коммерческим предложениям локальные приложения Microsoft Office (Excel и Access). Отсутствие специализированного решения для управления продажами серьезно усложняло общую координацию коммерческой работы и не позволяло оперативно контролировать объемы продаж и график рекламного эфира. Большое количество времени отнимали процессы согласования документов, скидок и коммерческих предложений, как следствие страдала оперативность взаимодействия с клиентами. Кроме того текущие ин-формационные решение не позволяли проводить оценку эффективности клиент-ского сервиса и качества работы менеджеров коммерческих служб.   

Проект разработки и внедрения корпоративной CRM-системы для коммерческой службы ВКПМ преследовал несколько ключевых задач автоматизации:

• повышение прозрачности бизнес-процессов по продаже рекламы;
• систематизация коммерческих данных;
• повышение уровня клиентского обслуживания;
• повышение оперативности исполнения рабочих операций;
• создание инструмента для мониторинга и контроля эффективности системы продаж.

Выбор решения

В качестве программной платформы для корпоративной CRM-системы было выбрано решение Microsoft Dynamics CRM 4.0, возможности которого позволяли учесть ключевые требования ВКПМ к системе автоматизации продаж рекламного эфира:

• возможность реализация средствами системы структуры и ключевых этапов отраслевых бизнес-процессов продаж;
• обеспечение централизованного управления и контроля продаж по всем радиостанциям корпорации; 
• автоматизированные инструменты контроля сроков исполнения задач в
• обеспечение удобства и оперативности работы рядовых сотрудников компании;
• интеграция с трафик-системой и финансовой системой;
• возможность масштабирования и расширения системы на автоматизацию смежных процессов. 

Консультантом на проекте разработки CRM-системы для ВК Проф-Медиа выступила компания "НОРБИТ", предложившая в качестве основы системы собственное проектное решение для медиа бизнеса, реализованное с учетом опыта автоматизации ведущих медийных компаний России: Коммуникационная группа Aegis Media, "Афиша Индастриз", ИД "Альпина Бизнес Букс", радиостанции СИТИ-FM и Relax FM (ЗАО "М-ПУЛ+") и другие.

Решение

Решение, разработанное НОРБИТ для ВКПМ, внедрено и используется в коммерческих службах "Авторадио", "Радио "Алла"", "Энергия FM", "Юмор FM" и отделе корпоративных продаж корпорации.

Общая схема CRM-решения:

Функциональный состав решения:

1. Ведение базы рекламодателей и партнеров, включая:

• клиентов;
• рекламные агентства;
• бренды (отдельные торговые марки клиентов).

2. Распределение клиентов по менеджерам коммерческой службы/ Управление stop-листами:

• ведение stop-листов (списки активных клиентов менеджеров по продаже рекламного эфира);
• формирование запросов на добавление клиента в stop-лист;
• согласование состава stop-листов;
• автоматическая проверка сроков действия stop-листов (сроков по работе с клиентом);
• деактивация stop-листов;
• автоматический мониторинг и контроль эффективности работы с клиентами;
• перераспределение клиентов по stop-листам менеджеров.

3. Управление сделками и коммерческими предложениями:

• ведение бюджетов рекламных кампаний;
• контроль сроков принятия решений;
• автоматическое формирование коммерческих предложений на основе данных сделок;
• ведение рекламных трафиков, типов размещение, сумм сделок;
• ведение черновиков, рабочих копий и дубликатов коммерческих предложений;
• автоматическая отправка коммерческих предложений на согласование клиенту.
• согласование коммерческих предложений:
  

  • автоматическая проверка лимитов скидок;
  • автоматическое формирование заданий ответственным сотрудникам по согласованию предложений;
  • отклонение коммерческих предложений с указанием причины;
  • автоматические оповещения ответственных менеджеров о смене статусов согласования коммерческих предложений;
  • ведение отметок о согласовании предложений по телефону.

4. Ведение счетов и заказов на рекламный трафик:

• автоматическое создание запросов на бронирование рекламного трафика на основе данных коммерческого предложения;
• согласование и отклонение запросов на бронирование трафика;
• автоматическое оповещение ответственных менеджеров об отмене бронирования трафика;
• прикрепление медиа-планов;
• возможность бронирования трафика по телефону;
• импорт данных в финансовую систему Microsoft Dynamics AX для создания счетов и закрывающих документов.

5. Исполнение рекламных кампаний:

• автоматическое формирование заданий на подготовку рекламных роликов.

6. Дополнительные возможности для обеспечения оперативности работы с информацией:

• автоматическая модификация интерфейсов системы в зависимости от статуса пользователя и выполняемых задач;
• всплывающие контекстные подсказки при заполнении текстовых полей;
• система автоматических оповещений и напоминаний.

В рамках проекта был реализован импорт исторических данных (базы клиентов, контактов, собственных сотрудников коммерческих служб) из Microsoft Access в формат Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Результаты

Внедрение Microsoft Dynamics CRM 4.0 в коммерческих службах ВКПМ позволило

• создать полноценную автоматизированную систему продаж рекламного эфира по радиостанциям корпорации;
• обеспечить своевременное исполнение сроков и этапов реализации сделок по продаже рекламного трафика;
• повысить производительность работы менеджеров коммерческого отдела;
• упростить коммуникации между сотрудниками коммерческих, финансовых и производственных служб;
• повысить оперативность согласования коммерческих документов и заявок на бронирование эфира;
• повысить эффективность и точность планирования объемов и распределения рекламного трафика;
• обеспечить равномерную загрузку менеджеров по продаже;
• упорядочить документальное обеспечение сделок;
• обеспечить быстрый и удобный доступ к коммерческой информации;
• повысить защиту коммерческих данных от несанкционированно использования.

Перспективы

Дополнительная информация

Внедренные модули

• Управление продажами
• Управление маркетингом
• Управление обслуживанием

Программные ресурсы

• Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 SP2 X64 -  серверная ОС;
• Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 SP2 X64 - БД;
• Microsoft Windows XP Profes-sional SP3 - клиентская ОС;
• Microsoft Office 2003 SP3, Mi-crosoft Office 2003   - клиентское ПО.

Аппаратное обеспечение

• HP ProLiant DL380 G5 - сервер + БД;
• HP ProLiant DL380 G5 - клиент