Филиал в моем регионе
Рассчитать проект (калькулятор стоимости проекта)
тел.: +7 (495) 787-29-92
факс: +7 (495) 787-29-90

ВК ПрофМедиа: Microsoft Dynamics CRM для управления продажами рекламного эфира

Информация о компании клиента

"Вещательная корпорация "ПрофМедиа" была образована в 2003 году и к настоящему моменту объединяет под общим руководством крупнейшие радиостанции: "Авторадио", "Energy", "Юмор FM" и "Радио Алла", а также рекламное агентство "Реклама FM" и "Интернет-Радио 101.ru".

"Вещательная корпорация "ПрофМедиа" как управляющая компания создана для эффективного управления ресурсами медийного холдинга: согласования рекламной политики всех входящих в него СМИ, достижения максимального суммарного рей-тинга и охвата аудитории.

"ПрофМедиа" располагает одной из крупнейших в России и самой быстрорастущей региональной сетью филиалов и партнеров.

Ситуация

До внедрения Microsoft Dynamics CRM ВК "ПрофМедиа" использовала для ведения базы данных по клиентам, сделкам и коммерческим предложениям локальные приложения Microsoft Office (Excel и Access). Отсутствие специализированного решения для управления продажами серьезно усложняло общую координацию коммерческой работы и не позволяло оперативно контролировать объемы продаж и график рекламного эфира. Большое количество времени отнимали процессы согласования документов, скидок и коммерческих предложений, как следствие страдала оперативность взаимодействия с клиентами. Кроме того текущие информационные решения не позволяли проводить оценку эффективности клиентского сервиса и качества работы менеджеров коммерческих служб.   

Проект разработки и внедрения корпоративной CRM-системы для коммерческой службы ВКПМ преследовал несколько ключевых задач автоматизации:

  • повышение прозрачности бизнес-процессов по продаже рекламы;
  • систематизация коммерческих данных;
  • повышение уровня клиентского обслуживания;
  • повышение оперативности исполнения рабочих операций;
  • создание инструмента для мониторинга и контроля эффективности системы продаж.

Выбор решения

В качестве программной платформы для корпоративной CRM-системы было выбрано решение Microsoft Dynamics CRM 4.0, возможности которого позволяли учесть ключевые требования ВКПМ к системе автоматизации продаж рекламного эфира:

  • возможность реализации средствами системы структуры и ключевых этапов отраслевых бизнес-процессов продаж;
  • обеспечение централизованного управления и контроля продаж по всем радиостанциям корпорации; 
  • автоматизированные инструменты контроля сроков исполнения задач в
  • обеспечение удобства и оперативности работы рядовых сотрудников компании;
  • интеграция с трафик-системой и финансовой системой;
  • возможность масштабирования и расширения системы на автоматизацию смежных процессов. 


Консультантом на проекте разработки CRM-системы для ВК Проф-Медиа выступила компания "НОРБИТ", предложившая в качестве основы системы собственное проектное решение для медиа бизнеса, реализованное с учетом опыта автоматизации ведущих медийных компаний России: Коммуникационная группа Aegis Media, "Афиша Индастриз", ИД "Альпина Бизнес Букс", радиостанции СИТИ-FM и Relax FM (ЗАО "М-ПУЛ+") и другие.

Решение

Решение, разработанное НОРБИТ для ВКПМ, внедрено и используется в коммерческих службах "Авторадио", "Радио "Алла"", "Энергия FM", "Юмор FM" и отделе корпоративных продаж корпорации.

Общая схема CRM-решения:

Общая схема CRM решения для ВК ПрофМедиа

Функциональный состав решения:

1. Ведение базы рекламодателей и партнеров, включая:

  • клиентов;
  • рекламные агентства;
  • бренды (отдельные торговые марки клиентов).


2. Распределение клиентов по менеджерам коммерческой службы/ Управление stop-листами:

  • ведение stop-листов (списки активных клиентов менеджеров по продаже рекламного эфира);
  • формирование запросов на добавление клиента в stop-лист;
  • согласование состава stop-листов;
  • автоматическая проверка сроков действия stop-листов (сроков по работе с клиентом);
  • деактивация stop-листов;
  • автоматический мониторинг и контроль эффективности работы с клиентами;
  • перераспределение клиентов по stop-листам менеджеров.


3. Управление сделками и коммерческими предложениями:

  • ведение бюджетов рекламных кампаний;
  • контроль сроков принятия решений;
  • автоматическое формирование коммерческих предложений на основе данных сделок;
  • ведение рекламных трафиков, типов размещение, сумм сделок;
  • ведение черновиков, рабочих копий и дубликатов коммерческих предложений;
  • автоматическая отправка коммерческих предложений на согласование клиенту.
  • согласование коммерческих предложений:
    • автоматическая проверка лимитов скидок;
    • автоматическое формирование заданий ответственным сотрудникам по согласованию предложений;
    • отклонение коммерческих предложений с указанием причины;
    • автоматические оповещения ответственных менеджеров о смене статусов согласования коммерческих предложений;
    • ведение отметок о согласовании предложений по телефону.


4. Ведение счетов и заказов на рекламный трафик:

  • автоматическое создание запросов на бронирование рекламного трафика на основе данных коммерческого предложения;
  • согласование и отклонение запросов на бронирование трафика;
  • автоматическое оповещение ответственных менеджеров об отмене бронирования трафика;
  • прикрепление медиа-планов;
  • возможность бронирования трафика по телефону;
  • импорт данных в финансовую систему Microsoft Dynamics AX для создания счетов и закрывающих документов.


5. Исполнение рекламных кампаний:

  • автоматическое формирование заданий на подготовку рекламных роликов.


6. Дополнительные возможности для обеспечения оперативности работы с информацией:

  • автоматическая модификация интерфейсов системы в зависимости от статуса пользователя и выполняемых задач;
  • всплывающие контекстные подсказки при заполнении текстовых полей;
  • система автоматических оповещений и напоминаний.


В рамках проекта был реализован импорт исторических данных (базы клиентов, контактов, собственных сотрудников коммерческих служб) из Microsoft Access в формат Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Результаты

Внедрение Microsoft Dynamics CRM 4.0 в коммерческих службах ВКПМ позволило

  • создать полноценную автоматизированную систему продаж рекламного эфира по радиостанциям корпорации;
  • обеспечить своевременное исполнение сроков и этапов реализации сделок по продаже рекламного трафика;
  • повысить производительность работы менеджеров коммерческого отдела;
  • упростить коммуникации между сотрудниками коммерческих, финансовых и производственных служб;
  • повысить оперативность согласования коммерческих документов и заявок на бронирование эфира;
  • повысить эффективность и точность планирования объемов и распределения рекламного трафика;
  • обеспечить равномерную загрузку менеджеров по продаже;
  • упорядочить документальное обеспечение сделок;
  • обеспечить быстрый и удобный доступ к коммерческой информации;
  • повысить защиту коммерческих данных от несанкционированно использования.

 

Перспективы

Дальнейшее развитие проекта будет идти в направлении реализации двусторонней интеграции внедренного решения с трафик-системой Digiton и автоматизации продаж франшизы региональным вещателям.

Дополнительная информация

Внедренные модули

  • Управление продажами
  • Управление маркетингом
  • Управление обслуживанием

Программные ресурсы

  • Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 SP2 X64 -  серверная ОС;
  • Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition R2 SP2 X64 - БД;
  • Microsoft Windows XP Profes-sional SP3 - клиентская ОС;
  • Microsoft Office 2003 SP3, Mi-crosoft Office 2003   - клиентское ПО.

Аппаратное обеспечение

  • HP ProLiant DL380 G5 - сервер + БД;
  • HP ProLiant DL380 G5 - клиент
Отзывы клиентов
« Тот факт, что мы стали самостоятельной организацией, потребовал от нас совершенно иного подхода к управлению компанией и оценке финансовой и хозяйственной деятельности. В настоящее время Норильск-Телеком начинает активно использовать информационные технологии для автоматизации бизнеса – уже больше года в компании функционирует биллинговая система, сейчас мы начали проект внедрения Microsoft Dynamics AX для повышения оперативности и информативности учетной деятельности. В ближайшем будущем в целях централизации процессов управления компанией мы планируем объединить все системы управления на основе единой интеграционной платформы»
Евгений Николаев
директор по стратегическому развитию Норильск-Телеком
.